In unserem Leben, sei es privat oder im Berufsalltag, haben unsere Entscheidungen weitreichende soziale und ökologische Folgen. Doch gerade in der Welt der Veranstaltungsorganisation sind diese Entscheidungen von ausschlaggebender Bedeutung. Veranstaltungen sind Momente der Freude, der Gemeinschaft und der bleibenden Erinnerungen. Aber in all dem Glanz und Glamour gibt es ein zentrales Anliegen: die Pflicht zur Sorgfalt und zur Übernahme sozialer Verantwortung.
Bei der Ideenfindung kann man mit der richtigen Methode bessere Ergebnisse erzielen, Probleme früh erkennen, Routinen durchbrechen und neue Wege beschreiten. Seit das «Brainstorming» die Kreativbranche erobert hat, sind Kreativitätstechniken zur Ideenfindung eine feste Grösse im Planungsprozess. Sie helfen dabei, in kürzerer Zeit mehr brauchbare Ideen zu entwickeln.
In meinem zweiteiligen Blog zur Planung und Durchführung von Online-Events gebe ich Tipps, wie wir Eventorganisatorinnen im Online-Dschungel den Überblick nicht verlieren und auch virtuell stets alle Fäden in der Hand behalten. Nachdem wir im ersten Beitrag das Eventkonzept, den Content und die Interaktion beleuchtet haben, gehe ich in diesem zweiten Teil auf das Eventbudget ein und schliesse mit ein paar Tipps zum Showtag.
Online-Events sind gekommen, um zu bleiben. Muss eine physische Veranstaltung abgesagt werden, eröffnet die virtuelle Welt eine völlig neue Event-Matrix – und für uns Eventorganisatorinnen zahlreiche neue Herausforderungen. Doch wo soll man da bloss anfangen? In meinem zweiteiligen Blog «Online-Events – die neue Herausforderung in der Eventorganisation» gebe ich Tipps, wie wir im Online-Dschungel den Überblick behalten und auch virtuell stets alle Fäden in der Hand bleiben. Im ersten Beitrag beleuchte ich wichtige Bausteine in der Planungsphase und die darin entscheidenden Faktoren für einen erfolgreichen Projektstart.
Die Corona-Pandemie hat unser Leben auf den Kopf gestellt und bestimmt weiterhin unseren Alltag. Gerade wir Event-Organisatorinnen sind jetzt besonders gefordert, denn für öffentlich zugängliche Einrichtungen und Betriebe sowie für nicht private Veranstaltungen braucht es umfassende Schutzkonzepte.
Sie haben für Ihren Event einen durchdachten Plan aufgestellt, alles nach Drehbuch organisiert und kurz vor dem Startschuss stellen Sie fest, dass sich zufällig ein paar Tauben in die Halle verirrt haben und auf den schön dekorierten Tischen verewigen. Da kann man nur sagen «Shit happens» … Damit die Tauben während des Events Ihre Gäste nicht von oben grüssen, ist die Paradedisziplin einer Eventmanagerin gefragt: die Improvisation.
Das Leben einer Eventmanagerin besteht in der Regel aus Aufgaben mit Deadlines gefolgt von Aufgaben mit Deadlines. Es ist nicht einfach, die vielen Termine im Auge zu behalten, die oft gleichzeitig anstehen. Der amerikanische Science-Fiction-Autor Douglas Adams («Per Anhalter durch die Galaxis») nahm diesen Termindruck entspannt und meinte dazu: «I love deadlines – I like the whooshing sound they make as they fly by» (ich liebe Deadlines – ich mag das zischende Geräusch, wenn sie vorbeifliegen). So leicht geht das allerdings nicht immer. Es gibt aber ein paar praktische Strategien, mit denen man Termine gut überblicken und fristgerecht einhalten kann:
Schon Ariadne – die Tochter des kretischen Königs Minos – wusste, dass ein Faden äusserst hilfreich sein kann. Gab sie doch einen solchen Theseus mit auf den Weg zum Minotaurus, damit dieser sich den Weg durchs Labyrinth bahnen und daraus wieder hinausfinden konnte. Dazu musste dieser auf seinem Weg von Anfang an einen Faden abrollen, um die zurückgelegte Strecke zu markieren. Auf dem Rückweg folgte er dem ausgelegten Faden umgekehrter Richtung, blieb so auf dem richtigen Weg und kehrte sicher zu Ariadne zurück. Mission erfüllt und Ziel erreicht. Doch was hat dies mit der Organisation von Events zu tun?
Der wichtigste Teil eines Events ist natürlich der Inhalt. Doch manchmal sind es die kleinen Gesten, die eine Veranstaltung zum Highlight werden lassen: Überraschungen, die Ihre Gäste glücklich machen und mitnehmen dürfen – die sogenannten Give-aways. Sicher haben auch Sie schon das eine oder andere Geschenk erhalten. Vielleicht einen Kugelschreiber, der nicht richtig schreibt, oder eine Dächlikappe, die man auch im Dunkeln nicht tagen würde. Um seinen Gästen eine Freude zu bereiten, sollte man deshalb innovativere Überraschungen bieten.
Eine schöne Location und ein tolles Rahmenprogramm sorgen für gute Stimmung – doch Liebe geht bekanntlich durch den Magen – auch bei einem Event. Ein gelungener Gaumenschmaus ist stets willkommen und erfreut die Gäste, weshalb das Catering bei der Planung eines Events einen hohen Stellenwert einnehmen sollte. Es lohnt sich, bei Speis und Trank aus dem Vollen zu schöpfen. Damit drücken Sie neben Gastfreundschaft auch Wertschätzung aus und bieten Ihren Gästen ein Erlebnis, an das sie sich gerne erinnern.