Schon Ariadne – die Tochter des kretischen Königs Minos – wusste, dass ein Faden äusserst hilfreich sein kann. Gab sie doch einen solchen Theseus mit auf den Weg zum Minotaurus, damit dieser sich den Weg durchs Labyrinth bahnen und daraus wieder hinausfinden konnte. Dazu musste dieser auf seinem Weg von Anfang an einen Faden abrollen, um die zurückgelegte Strecke zu markieren. Auf dem Rückweg folgte er dem ausgelegten Faden umgekehrter Richtung, blieb so auf dem richtigen Weg und kehrte sicher zu Ariadne zurück. Mission erfüllt und Ziel erreicht. Doch was hat dies mit der Organisation von Events zu tun?
Goethe hat einst in seinem Roman «Die Wahlverwandtschaften» erklärt, dass ein roter Faden als Leitmotiv einer guten Geschichte dient und diesen damit zur Metapher gemacht. Events erzählen auch Geschichten. Deshalb lohnt es sich auch bei deren Organisation, von Anfang an einen Faden auszulegen. In der Farbwahl ist man frei, doch hat sich das Rot von Goethes Faden bewährt. Ein roter Faden zieht sich von Anfang bis zum Ende durch eine Geschichte. Wenn er da ist, fällt er nicht auf, reiht aber alle Kapitel stimmig aneinander, bietet Orientierung und macht die Handlung dadurch nachvollziehbar.
Der sichere Weg zum Ziel
Fehlt ein roter Faden, dann wird man mit der Geschichte nicht richtig warm, kann der Handlung nicht folgen oder versteht die Zusammenhänge nicht. Ein Event ohne roten Faden wird im schlimmsten Fall zum Fiasko. Das muss nicht sein, wenn ein roter Faden das Leitmotiv – die Botschaft des Events – sicher durch alle Phasen führt. Dabei strukturiert er Abläufe, schafft Ordnung und gibt den Gästen die Möglichkeit, sich zu orientieren. Bei längerdauernden Veranstaltungen hält er die Gäste bei der Stange – oder sprichwörtlich am Faden.
Ein roter Faden ist somit nichts anderes als ein ausgefeiltes Eventkonzept, das alle Elemente einer Veranstaltung harmonisch miteinander verbindet. Die Botschaft soll auf den ersten Blick sichtbar sein und durch alle Phasen hindurch eine logischen Abfolge bilden. Ein roter Faden hilft, ohne Streuverlust ans Ziel zu führen. Somit heisst es für jede Eventorganisatorin: Erst den roten Faden zu finden und diesem anschliessend konsequent zu folgen.
Erzählen Sie Geschichten
Es ist hilfreich, in einem ersten Schritt die Botschaft oder das Motto eines Events zu definieren, die vom Auftakt bis zur Nachbearbeitung in allen Phasen präsent sein soll. Um dafür den roten Faden aufzuspüren, sind die sieben W-Fragen des Journalismus nützlich (was, wer, warum, wie, wann, wo, wieso). Wenn das Leitmotiv jedes Element eines Events von der Einladung über das Rahmenprogramm und das Catering bis hin zur Verabschiedung mit dem passenden Give-away sichtbar ist, dann haben Sie den roten Faden gefunden!
Erzählen Sie mit Ihrem Event eine Geschichte! Storytelling ist angesagt und macht erst noch Spass – denn die Menschen wollen Geschichten, mit denen sie sich identifizieren können. Ausserdem ist eine Geschichte ein wunderbares Mittel, um mit den Gästen in direkten Kontakt zu treten. Spannende Geschichten verwandeln jeden Event in ein aussergewöhnliches Ereignis. Nutzen Sie das Storytelling, um mit Ihrem Event eine Geschichte zu erzählen. Sehen Sie das Ereignis mit den Augen Ihrer Gäste und lassen sie diese in eine andere Welt eintauchen.
Die «Faden-Methode»
Einen Event bis zum Schluss in Schwung zu halten, ist eine Kunst. Ein ausgefeiltes Eventkonzept hat deshalb ein klares Ziel, eine logische Abfolge der einzelnen Phasen und ein präzises Timing. Das sind Grundpfeiler, an denen nicht gerüttelt werden kann. Gestaltungsspielraum bieten es hingegen die der Location, die Dekoration, das Rahmenprogramm und das Catering. Um nun für einen Event eine logische Abfolge zu entwickeln, spannen Sie einen roten Faden durch einen Raum, schreiben die einzelnen Elemente eines Events auf Karten und hängen diese mit Wäscheklammern am Faden auf. So können Sie den Ablauf leicht strukturieren, Elemente einfügen und so lange hin- und hersortieren, bis alle am richtigen Ort platziert sind und eine logische Abfolge bilden. Dabei sollte man sich stets die zentrale Frage stellen: Wen will ich mit dem Event ansprechen und was will ich damit erreichen.
Der rote Faden hilft, bei komplexen Themen den Überblick zu bewahren und bei unterschiedlichen Elementen einen Zusammenhang herzustellen. So sollte ein kreatives Eventkonzept entstehen, mit dem man jederzeit auch die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung im Griff hat. Mit einem roten Faden verliert man sich nicht in den Details, weil der Fokus immer auf das Ziel gerichtet ist und einem wieder auf den Weg zurückbringt.
Der rote oder der tote Faden
Das Programm sollte sich an der Botschaft des Events orientieren und einen Spannungsbogen haben. Schreiben Sie dafür ein Drehbuch, das jedes Element des Events beinhaltet und legen Sie einen Spannungsbogen darüber. Reihen Sie dafür nicht nur einzelne Informationen einander, sondern inszenieren Sie aussergewöhnliche Erlebnisse. Schicken Sie Ihre Gäste auf eine Reise durch den Event und lotsen Sie sie mit dem roten Faden sicher ans Ziel.
Wecken Sie bereits mit der Einladung Neugier, bieten Sie anschliessend ein abwechslungsreiches Programm, bauen Sie sinnvolle Pausen ein, sorgen Sie für einen stimmigen Ausklang und rufen Sie im Nachhinein das Erlebnis bei Ihren Gästen nochmals in Erinnerung. Ist eine Botschaft mit allen Sinnen erlebbar, dann bleibt sie nachhaltig im Gedächtnis – und der rote Faden hat seinen Zweck erfüllt.
Ich bin dabei, den 70. Geburtstag von meinem Vater zu planen und würde gerne von Multimedia für Veranstaltungen Gebrauch machen, indem ich eine Leinwand miete. Denn meine Schwester erstellt derzeit eine Diashow mit Bildern meines Vaters und unserer ganzen Familie aus den letzten 70 Jahren. Danke für den Tipp, dass ich bei der Planung auf einen roten Faden achten sollte, der alle Elemente der Veranstaltung harmonisch miteinander verbindet. Ich werde darauf achten, dass die Botschaft auf den ersten Blick erkennbar ist.