Online-Events – die neue Herausforderung in der Eventorganisation

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In meinem zweiteiligen Blog zur Planung und Durchführung von Online-Events gebe ich Tipps, wie wir Eventorganisatorinnen im Online-Dschungel den Überblick nicht verlieren und auch virtuell stets alle Fäden in der Hand behalten. Nachdem wir im ersten Beitrag das Eventkonzept, den Content und die Interaktion beleuchtet haben, gehe ich in diesem zweiten Teil auf das Eventbudget ein und schliesse mit ein paar Tipps zum Showtag.

Same same but different
Als Eventorganisatorinnen sind wir es gewohnt, Budgets für die verschiedensten Veranstaltungen zu erstellen. Im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen, wo sich die Kosten hauptsächlich auf die Anzahl Gäste und die Positionen Location, Unterkunft und Catering konzentrieren, geht es bei virtuellen Events um Komplexität, Technik, Software, Branding und Design. Gleich bleibt einzig die Tatsache, dass sich sowohl bei physischen als auch bei Online-Events viele Dinge im laufenden Prozess ändern. Diese Änderungen wirken sich immer auch auf das Budget aus. Aktualisiert deshalb in regelmässigen Abständen das Gesamtbudget, um schnell reagieren zu können und immer transparent zu bleiben.

Der Erfolg eines Online-Events steht und fällt mit der Bild- und Ton-Qualität. Doch ohne guten Content bringt auch die beste Technik nicht viel. Welche Kostenblöcke auf euch zukommen können und worauf ihr achten solltet, habe ich unten zusammengetragen:

• Eventkulisse | Streamingstudio
• Event-Plattform | Streaming-Dienst | Videokonferenz-Plattform
• Event-Apps | Interaktionstools
• Software für das Teilnehmermanagement
• Internetverbindung
• Veranstaltungstechnik
• Einrichtung und Dekoration Eventkulisse
• Landingpage und Einladungsmanagement
• Marketing und Werbung
• Social Media
• vorproduzierter Content
• Honorare für Referenten, Moderatoren und Entertainer
• Apéro- und Geschenkboxen
• Gebühren für Urheberrechte
• Leistungen von Eventagenturen

Eventkulisse | Streamingstudio
Viele Technikanbieter verfügen über eigene Streamingstudios. Preislich unterscheiden sie sich je nach Grösse, Equipment und technischen Möglichkeiten. Ein eigenes Streamingstudio sorgt für die Einmaligkeit und eigene Handschrift, ist aber mit deutlich höheren Kosten verbunden. Sowohl für die Raummiete als auch für die Inszenierung der Eventkulisse, welche Positionen bei bereits bestehenden Streamingstudios inkludiert sind.

Internetverbindung
Ein Online-Event braucht eine stabile Internetverbindung mit genügend Leistung. Für einen Live-Stream reicht die Internetverbindung im Büro oder in der Wunsch-Location oft nicht aus. Klärt diese Position frühzeitig mit eurem Technikpartner, denn das zu übertragende Datenvolumen ist entscheidend für den Eventerfolg.

Veranstaltungstechnik
Gelungene Online-Events zeichnen sich durch eine hohe Interaktion zwischen den Teilnehmenden und der Moderation aus. Ein Technikpartner kann den Event entsprechend steuern und ist für die Aufzeichnung verantwortlich. Gibt es Regie-Anweisungen, mehrere Speaker an unterschiedlichen Orten und eingespielte Videos, werden mehrere Techniker benötigt? Zieht euren Technikpartner bereits in der Planungsphase hinzu und teilt eure Konzeptideen und Gedanken.

Leistungen von Eventagenturen
Ein starkes Eventkonzept sorgt für den roten Faden und bildet den Grundstein für einen erfolgreichen virtuellen Event. Eine Eventagentur verfügt über Kontakte zu passenden Streamingstudios und Technikanbietern oder konzipiert eine eigene auf den Kundenwunsch abgestimmte Eventkulisse. Eine Eventagentur entlastet in sämtlichen Phasen der Eventplanung.

3, 2, 1 … CUT

Proben, proben, proben … Am Showtag sollte frühzeitig geprüft werden, ob die geplante Internetleitung stabil ist und alle gebuchten Interaktionstools sowie eingeplanten Live-Schaltungen funktionieren. Probt euren Online-Event mit der Moderation, den gebuchten Speakern und dem bereits produziertem Content – denn nur so können Übergänge korrekt eingeplant und unnötige Stolpersteine vermieden werden.

Während bei physischen Events jede Minute zählt, sind es bei virtuellen Events die einzelnen Sekunden. Je abwechslungsreicher euer Programm ist, desto spannender ist es für eure Gäste. Das bedeutet aber auch mehr Übergänge und Schnittstellen im Backend. Ein Ablaufregisseur hält im Hintergrund alle Fäden in der Hand und führt alle Involvierten gekonnt durchs Programm. Startet mit der Live-Schaltung pünktlich, auch wenn noch nicht alle Gäste von Beginn an mit dabei sind.

Zum Schluss meines Blogs möchte ich euch noch unsere eventkiste ans Herz legen. Sie bringt alles, was es für einen erfolgreichen virtuellen Event braucht direkt zu euren Gästen nach Hause. Zuverlässig zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort.

Let’s go online!

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