Die Kunst des perfekten Timings

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Das Leben einer Eventmanagerin besteht in der Regel aus Aufgaben mit Deadlines gefolgt von Aufgaben mit Deadlines. Es ist nicht einfach, die vielen Termine im Auge zu behalten, die oft gleichzeitig anstehen. Der amerikanische Science-Fiction-Autor Douglas Adams («Per Anhalter durch die Galaxis») nahm diesen Termindruck entspannt und meinte dazu: «I love deadlines – I like the whooshing sound they make as they fly by» (ich liebe Deadlines – ich mag das zischende Geräusch, wenn sie vorbeifliegen). So leicht geht das allerdings nicht immer. Es gibt aber ein paar praktische Strategien, mit denen man Termine gut überblicken und fristgerecht einhalten kann:

 

In Einzelteile zerlegen
Bei der Planung eines Events müssen oft mehrere Aufgaben parallel ausgeführt werden. Zudem ist vieles direkt oder indirekt voneinander abhängig. Ein gut durchdachter Zeitplan spielt deshalb eine wichtige Rolle vor und während des Events. Sonst besteht das Risiko, dass wichtige Termine verpasst werden und Verzögerungen sich durchs ganze Projekt ziehen. Ein Zeitplan erlaubt es, die Prioritäten richtig zu setzen, produktiv vorzugehen und in der vorhandenen Zeit mehr zu erreichen. Um einen solchen Zeitplan zu erstellen, zerlegen Sie einen Event so lange in Einzelteile, bis jedes Teil ein leicht umsetzbares Element wird und nicht mehr wie eine unüberwindbare Hürde wirkt. Unterwegs setzt man sich am besten immer wieder realistische Zwischenziele, die zum nächsten Schritt überleiten.

Sehr hilfreich bei der Erstellung von To-do-Listen ist die App «Wunderlist», mit welcher zahlreiche Listen für die unterschiedlichsten Aufgaben für mehrere Teamplayer erstellt werden können, was viel Ordnung und Übersicht schafft. Um ehrlich zu sein arbeite ich aber am liebsten mit total banalen Excel-Listen. Mit den Filterfunktionen lassen sich die gesetzten Ziele ganz simpel filtern, sortieren und abhaken.

 

Fixpunkte setzen

Ein Zeitplan sieht meist am Ende eines Events ganz anders aus als zu Beginn. Die Fixpunkte bleiben aber stets dieselben. So sollte man auf jeden Fall zuerst diejenigen Elemente planen, die auf der Zeitachse nicht beweglich sind. Das sind Termine, die sich nicht oder nur schwer verschieben lassen wie zum Beispiel der Zeitpunkt für die Miete einer Location, der Auftritt einer Band, die vor der Show noch essen möchte, der Service der Häppchen am Event oder andere auf eine bestimmte Zeit gebuchte Elemente. Diese bilden fixe Ankerpunkte auf der Zeitachse, um die herum die beweglichen Elemente geplant werden können. Fixpunkte sind im Drehbuch eines Events jeweils der Anfang einer neuen Szene, deren Feinplanung Sie zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen können.

 

Die Zeit der anderen

Wenn die Fixpunkte gesetzt sind, können Sie innerhalb der einzelnen Szenen die beweglichen Elemente planen. Dazu erstellen Sie am besten möglichst frühzeitig eine To-do-Liste für alle involvierten Stellen und planen dann gemeinsam mit diesen die Einsätze sowie den Zeitaufwand. Fragen Sie den Techniker, wie viel Zeit er benötigt, um Kabel zu verlegen und Geräte einzurichten, und den Caterer wie lange er braucht, bis das Essen warm ist. Berücksichtigen Sie dabei aber immer auch, dass die Zeit der Lieferanten sich auf das Budget Ihres Events auswirken kann, wenn Nacht- und Wochenendtarife für Auf- und Abbau zum Einsatz kommen.

 

Die Entwurfsphase

Um einen realistischen Zeitplan zu erstellen, braucht es meist mehrere Entwürfe. Schreiben Sie dazu alle Elemente eines Events auf Zettel. Spannen Sie danach eine Schnur als Zeitachse durch einen Raum, definieren Sie Start und Ende und hängen Sie mit Klammern die Zettel dazwischen. Nun können Sie zwischen Start und Ende die Zettel mit den Elementen so lange hin und her sortieren, bis ein realistischer Ablauf entsteht (mehr dazu finden Sie im Blog «Der rote Faden» unter dem Abschnitt die «Faden-Methode»). Planen Sie zwischen den einzelnen Elementen genügend Freiraum ein für nicht Vorhersehbares wie die Überschreitung der Redezeit, die verspätete Freigabe eines gebuchten Raumes oder berücksichtigen Sie die Möglichkeit, dass ein Lieferant im Stau stecken bleiben könnte. Mit solchen Zeitpuffern können Verzögerungen besser abgefedert oder überbrückt werden.

 

Sharing is caring

Sobald der Zeitplan für Ihren Event feststeht – und das ist lange vor der eigentlichen Veranstaltung – sollten Sie ihn allen Beteiligten zukommen lassen mit der Bitte um ein Feedback. Haken Sie nach, ob es Punkte gibt, die aus Sicht der Lieferanten schwierig werden könnten oder ob jemand irgendwo mehr Zeit benötigt. Versichern Sie sich, dass Sie alle Daten und Zeiten korrekt erfasst haben und dass jedes Element auf der Zeitachse festgehalten worden ist. Wenn alle Elemente verifiziert worden sind, können Sie das Drehbuch nach dem zeitlichen Ablauf aufsetzen und anschliessend die Feinplanung der einzelnen Elemente in Angriff nehmen.

 

Regelmässige Updates

Auch wenn der Zeitplan aufgesetzt ist, können die beweglichen Elemente zwischen den fixen Terminen bis zum Beginn eines Events noch umgestaltet werden. Dafür lassen Sie die Schnur mit den Zetteln einfach bis zum Start des Events hängen. Falls sich noch etwas ändern sollte, können Sie jederzeit Anpassungen vornehmen und diese ins Drehbuch übernehmen. Wichtig ist, immer alle Beteiligten sofort über die Anpassungen zu informieren. Bitten Sie auch hierbei wieder um ein Feedback und um die Bestätigung, dass die vorgesehene Änderung nach Ihren Vorstellungen umsetzbar ist.

 

Alles im Blick

Um jederzeit den Überblick über das Projekt zu behalten, lohnt es sich, jeden einzelnen Schritt und jedes Gespräch sowie sich daraus ergebende Termine zu dokumentieren. Gleichen Sie diese Termine mit Ihrer Zeitachse ab und tragen Sie alle mit Erinnerung in Ihren Kalender ein. Zeitplan und Drehbuch werden Sie durch jede Planungsphase sicher begleiten, damit Sie das zischende Geräusch vorbeifliegender Deadlines nie hören – sondern nur den Beifall der Gäste ernten, die sich über einen gelungenen Event freuen.

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