Online-Events – die neue Herausforderung in der Eventorganisation

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Online-Events sind gekommen, um zu bleiben. Muss eine physische Veranstaltung abgesagt werden, eröffnet die virtuelle Welt eine völlig neue Event-Matrix – und für uns Eventorganisatorinnen zahlreiche neue Herausforderungen. Doch wo soll man da bloss anfangen? In meinem zweiteiligen Blog «Online-Events – die neue Herausforderung in der Eventorganisation» gebe ich Tipps, wie wir im Online-Dschungel den Überblick behalten und auch virtuell stets alle Fäden in der Hand bleiben. Im ersten Beitrag beleuchte ich wichtige Bausteine in der Planungsphase und die darin entscheidenden Faktoren für einen erfolgreichen Projektstart.

Eventkonzept
Ein detailliertes Eventkonzept sorgt für den roten Faden und bildet den Grundstein für einen erfolgreichen virtuellen Event. Warum organisiere ich einen Online-Event? Was ist der Benefit für meine Gäste? Und geht es dabei um eine Produktpräsentation, Mitarbeitermotivation oder um die Bekanntheit meiner Firma zu steigern? Möchte ich eine Community aufbauen? Eine frühzeitige fundierte Analyse dieser Kernfragen hilft, das inhaltliche Eventkonzept richtig und zielgruppenkonform aufzugleisen und damit einem klar definierten Plan zu folgen. Online-Events bieten Möglichkeiten, die bei rein physischen Events nicht umsetzbar sind. Lasst euren Gedanken in der Konzeptphase deshalb freien Lauf, denn nur ohne gedankliche Barrieren können kreative Ideen entwickelt und über den Tellerrand hinausgeschaut werden. Notiert alles, was euch durch den Kopf geht und wählt erst anschliessend die zu eurem Eventkonzept passende Technologie.

Content + Interaktion
Eine starke Storyline sorgt für Spannung und Neugier und weckt Emotionen. Sie lässt eure Gäste auch virtuell interessiert dabei bleiben. Gelungene Online-Events zeichnen sich durch eine hohe Interaktion zwischen den Teilnehmenden und der Moderation aus. Durch die Einbindung der Zuschauer wird die virtuelle Distanz überwunden und die Aufmerksamkeit gesteigert. Abwechslung ist entscheidend, denn gerade bei virtuellen Events ist die Aufmerksamkeitsspanne gering. Bindet eure Gäste in den Event mit ein. Die Aufforderung, sich im Live-Chat zu äussern oder die Stimmung mit Emoji-Barometern zu erfassen, stärkt das Gemeinschaftsgefühl. Auf dem Markt gibt es verschiedene Anbieter für Interaktionstools. Diese Tools sollten bestmöglich mit eurer gewählten Plattform kompatibel und einfach zu bedienen sein. Das ist mit Aufwand verbunden, doch ihr gewinnt damit die Aufmerksamkeit eures Publikums. Eine erfrischende Moderation, die sich mit eurem Produkt oder eurer Marke identifizieren kann, bringt die Botschaft treffsicher auf den Punkt. Entscheidend ist auch hier die eigene Handschrift. Wählt eine Moderation, die nicht von allen anderen gebucht wird und sorgt damit für die Einzigartigkeit eures Events.

Technologie
Bei Online-Events muss der Technologie noch mehr Beachtung geschenkt werden. Welche Anforderungen nötig sind, hängt vom Eventkonzept und vom Budget ab. Vielseitige Tools mit vielen Features sind selten kostenlos erhältlich und bezahlt wird auch fast immer das Gesamtpaket, auch wenn nicht alle Funktionen benötigt werden. Doch günstige Tools decken vielleicht nicht alle Wünsche. Wichtig ist, dass die Technologie dem Publikum einen echten Mehrwert bietet, leicht bedienbar ist und Spass macht. Macht euch im Vorfeld Gedanken zu folgenden Themen:

  • Plattform: Über welche Plattform soll mein Online-Event ausgerichtet werden?
  • Video-Übertragung: Erfolgt der Content live, aufgezeichnet und/oder auf Abruf?
  • Landingpage: Wann möchte ich was kommunizieren? Die Landingpage gibt meinem Publikum eine Übersicht mit allen wichtigen Informationen zum Event. Sie wird laufend aktualisiert, mit Highlights gespickt und kann für die Bewerbung des Events eingesetzt werden.
  • Registrierung: Wie soll sich mein Publikum anmelden können?
  • Interaktion: Mit welchen Tools soll mein Publikum eingebunden werden? (Q&A, Live-Umfragen, Chats, Gewinnspiele)?

Einladung
Online oder offline? Eure Zielgruppe entscheidet über das Einladungsmanagement. Wer virtuelle Events organisiert und umsetzt, braucht eine umfangreiche Marketingstrategie. Ein Online-Event wird sinnvollerweise mit einer Landingpage beworben, mit dem Versand von Newslettern bekannter gemacht und mit Werbeanzeigen auf Social Media unterstützt. Verschickt das Save-the-Date für euren Online-Event vier bis sechs Monate vor dem Event und beginnt spätestens sechs Wochen vor dem Event mit der aktiven Bewerbung. Integriert die Werbeaktivitäten so konkret wie möglich in euer Budget. Selbstverständlich kann der Event parallel dazu mit einem kreativen Reminder in Form eines physischen Mailings auf dem Postweg ergänzt werden.

Wichtig ist zudem ein aussagekräftiger Name für euren Event. Er soll Blickfang sein und das Bedürfnis bei eurem Publikum wecken, am Event dabei zu sein. Der richtige Eventname nimmt den roten Faden des Online-Events auf und ist wenn immer möglich mit einem kreativen Logo, einem Slogan oder einer knackigen Botschaft unterstrichen.

Zum Schluss meines Blog-Beitrages möchte ich euch noch unsere Eventkiste (eventkiste.ch) ans Herz legen. Sie bringt alles, was es für einen erfolgreichen virtuellen Event braucht direkt zu euren Gästen nach Hause. Zuverlässig zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort.

Im zweiten Teil meines Blogs berichte ich darüber, welche Positionen zwingend im Budget einkalkuliert werden müssen und was am Show-Tag alles beachtet werden muss. Let’s go online!

 

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