Wie ist es mit Ihrer Kommunikation? Welche sprachlichen Gewohnheiten unterstützen Sie im Arbeitsalltag wirklich? Fördern sie Klarheit und Zusammenarbeit oder hindern sie Sie, Ihre Bedürfnisse zu benennen und eigene Ideen einzubringen?
Arbeitsweisen verändern sich. Prozesse werden flexibler, Zuständigkeiten weniger eindeutig. Im «Future Work» entsteht Orientierung zunehmend über Kommunikation. Klare Sprache wird damit zu einer zentralen Kompetenz im Assistenzalltag. Sie schafft Verbindlichkeit, unterstreicht Fachlichkeit und entscheidet mit darüber, ob Arbeit fliesst oder ins Stocken gerät.
Um Ihre Kommunikation wirksam gestalten zu können, erhalten Sie drei konkrete Ansätze; ohne Floskeln, Möglichkeitsformen oder sprachlichen Weichspüler, dafür mit Klarheit, Haltung und direktem Nutzen für den Alltag.
1. Klar benennen, was machbar ist
Beschäftigt zu sein ist längst Normalität. Umso wichtiger ist es, Grenzen frühzeitig und ruhig zu kommunizieren. Ein unausgesprochenes «Nein» führt langfristig zu Überlastung; ein klar formuliertes «Nein» schafft Respekt und eröffnet neue Lösungen.
Zudem wird im Arbeitsalltag Verbindlichkeit erwartet: Aussagen wie «ich probiere» oder «eigentlich könnte ich es machen» klingen freundlich, lassen jedoch offen, was tatsächlich umgesetzt wird. Klare Kommunikation beginnt dort, wo Sie realistisch benennen, was möglich ist.
Bleiben Sie sachlich und formulieren Sie klar, welchen Umfang und welchen Zeitrahmen Sie verbindlich zusichern können.
Beispiele:
«Das Protokoll schreibe ich heute noch. Dafür terminiere ich die Excel Tabelle auf morgen.»
«Aktuell ist mein Zeitfenster voll. Ich kann das morgen Nachmittag einplanen.»
Wer die eigenen Grenzen kennt und kommuniziert, bleibt handlungsfähig, präsent und glaubwürdig.
2. Aufträge nicht einfach übernehmen, sondern klar strukturieren
Assistenzen sind keine Ausführenden auf Zuruf; sie gestalten Struktur aktiv mit. Dazu gehört, Aufträge vor der Umsetzung sauber zu klären und einzuordnen. Strukturieren bedeutet, Ziel, Umfang und Rahmenbedingungen eines Auftrags klar zu definieren, bevor Sie starten. So können Sie Ihren Aufwand realistisch einschätzen und Missverständnisse vermeiden.
Hilfreich ist es, einen Auftrag systematisch zu klären. Diese 7 W-Fragen unterstützen dabei:
- Wer ist für die Aufgabe verantwortlich?
- Was genau soll erledigt werden?
- Bis wann wird das Ergebnis erwartet?
- Warum ist die Aufgabe wichtig?
- Womit wird gearbeitet?
- Wie soll vorgegangen werden?
- Wo findet die Umsetzung statt?
Ihr Nutzen:
- weniger Rückfragen
- klarere Ergebnisse
- mehr Augenhöhe in der Zusammenarbeit
3. Bedürfnisse benennen und eigene Ideen einbringen
Die Rolle der Assistenz entwickelt sich weiter: Eine Assistenz denkt mit und bringt Perspektiven ein und wirkt als Sparringpartnerin oder -partner. Dafür braucht es klare Kommunikation: Bedürfnisse, Einschätzungen und Ideen werden aktiv benannt, statt zurückgehalten.
Wichtig dabei:
- Sprechen Sie Bedürfnisse sachlich aus, nicht entschuldigend.
- Formulieren Sie Beobachtungen und Ideen lösungsorientiert.
- Bleiben Sie klar in der Sache, ruhig im Ton und offen für Dialog.
Beispiele:
«Damit ich effizient arbeiten kann, brauche ich eine klare Entscheidung bis heute Mittag.»
«Ich sehe hier zwei mögliche Varianten. Variante A ist schneller umsetzbar, Variante B nachhaltiger. Wie möchten Sie vorgehen?»
«Ich habe eine Idee, wie wir den Ablauf vereinfachen könnten. Darf ich diese kurz skizzieren?»
Fazit
Positionieren Sie sich als kompetente Gesprächspartnerin/-partner, indem Sie Bedürfnisse und Ideen klar benennen. Das stärkt die Zusammenarbeit und entlastet Führungskräfte im Entscheidungsprozess. Klare Sprache macht den Unterschied. Sie stärkt Assistenzen darin, Zusammenarbeit aktiv mitzugestalten, und zwar: souverän und auf Augenhöhe.