Executive Assistant = Manager of Multiple Stakeholders

Als Executive Assistant gehört es zu Ihren täglichen Aufgaben, die Bedürfnisse verschiedenster Interessengruppen abzuwägen und daraus die beste Vorgehensweise abzuleiten. Das erfordert neben vernetztem und logischem Denken vor allem emotionale Intelligenz, Überzeugungskraft sowie erstklassige Kommunikationsfähigkeiten. Das klingt nach ziemlich vielen Kompetenzen, die da zusammenfliessen. Doch diese Fähigkeiten sind erforderlich, um als «Multiple Powerhouse» erfolgreich zu sein. Wie also navigieren Sie durch die verschiedenen, nicht selten miteinander konkurrierenden Aufgaben, Projekte und Termine? Wann übernehmen Sie den Lead, und wie festigen Sie Ihre Position im Unternehmen? Wie managen Sie unterschiedliche Anspruchsgruppen?

Zunächst einmal ist sicherzustellen, dass Sie nicht zwischen Stuhl und Bank geraten. Entscheidungen mitzutragen – auch wenn Sie nicht immer mit diesen einverstanden sind – diese nach aussen zu vertreten und dabei zu unterstützen, Projekte umzusetzen, hat Priorität. Weiterhin sind alle Themen im Auge zu behalten, die zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beitragen. Kommunizieren Sie klar und lassen Sie keinen Zweifel daran, wem Ihre Loyalität gilt: Ihrem/Ihrer Vorgesetzten. Lassen Sie sich nicht den Ärmel hineinziehen, wenn es um konspirative Gespräche geht, oder Sie das Gefühl bekommen, instrumentalisiert zu werden. Machen Sie deutlich, dass so etwas mit Ihnen nicht möglich ist. Vor allem aber: Tragen Sie unter keinen Umständen vertrauliche Informationen weiter! Somit verschaffen Sie sich ein neutrales und respektvolles Ansehen.

Connections

Der Aufbau von Beziehungen führt zu Vertrauen. Und wo Vertrauen vorhanden ist, arbeiten Menschen leichter und effektiver zusammen. Es lohnt sich also, in ein stabiles, tragfähiges Netzwerk zu investieren. Wenn Sie sich durch einen guten Leistungsausweis Anerkennung verschaffen, und Ihre Arbeitsweise geschätzt wird, gelingt es viel schneller Probleme zu lösen.

Stakeholders

Viele Assistentinnen und Assistenten unterstützen mehr als einen Executive und müssen somit unterschiedlichste Persönlichkeiten, Anforderungen und Fristen managen. Aus der Perspektive jedes einzelnen ist natürlich immer das eigene Anliegen das dringendste. Hier hilft nur eines: Nicht ärgern – sondern handeln. Problemlösungskompetenz gehört ja praktisch schon zu den Standard-Softskills in der Assistenz. Unterschätzen Sie ihre Position nicht, denn Sie können viel dazu beitragen, die Erwartungshaltungen im Team zu steuern. Damit verhelfen Sie letztlich allen zum Erfolg. Dazu gehören auch «push-backs» – abwechselnd muss eben die eine oder andere Person auch mal zurückstecken. Wenn Sie eine neue Aufgabe von jemand anderem als dem direkten Vorgesetzten erhalten, fragen Sie nach, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss; wenn Sie es zeitlich nicht unterbringen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Alternative anbieten. Versuchen Sie dabei immer ganz konkrete Angaben zu machen. Bei dem einen bedeutet «so schnell wie möglich» innerhalb der nächsten 15 Minuten, bei dem anderen bedeutet es innerhalb der nächsten drei Tage. Erwartungen und Umsetzung müssen klar kommuniziert werden.

Je mehr es Ihnen gelingt, innere Stärke und Gelassenheit aufzubauen und zu akzeptieren, dass Menschen sich nicht immer rational, vernünftig, konsistent oder vorhersehbar verhalten, desto weniger ärgern Sie sich im Alltag. Schärfen Sie Ihre Wahrnehmung und perfektionieren Sie Ihre Kompetenzen im Erkennen von Verhaltensmustern. Je besser Sie die Persönlichkeit und den Kommunikationsstil der Vorgesetzten kennen, desto reibungsloser klappt die Zusammenarbeit. Wenn Sie wissen, wie die Personen um Sie herum ticken, können Sie antizipieren und reagieren. So können Sie am Ende viel schneller einschätzen, wie der beste Weg der Zusammenarbeit aussieht.