Teil 1 – mit speziellem Fokus auf «How to manage my projects»
Dieser und mein nächster Blogbeitrag fassen unter dem Dach «Stakeholder Management» verschiedene Tipps, Erfahrungen, Ansichten & Einsichten zusammen.
So ironisch es klingt, aber die Mammutaufgabe, alle Projekt-Beteiligten zu managen, kann sich als Projekt an sich herausstellen. Oft erweist es sich als ein zähes Biest mit acht Armen und sieben Köpfen, das nicht selten unkontrollierbar ist. Kennen Sie das auch? In meinen Interviews bitte ich die Kandidatinnen und Kandidaten gelegentlich darum, anhand von Praxisbeispielen aufzuzeigen, wie sie denn im Unternehmen Stakeholder Management betreiben. Nachfolgend habe ich die wichtigsten Erkenntnisse zusammengetragen, so dass Sie, liebe Leserinnen und Leser, an den Erfahrungen teilhaben und sich den einen oder anderen Tipp mitnehmen können.
1. Zielsetzung
Verständigen Sie sich auf das zu erreichende Ziel. Sind sich alle Beteiligten darüber einig, was das Ziel des gemeinsamen Projekts ist? Kennt jeder im Projektteam seine Rolle? Bevor sich alle in die Arbeit stürzen, ist es wichtig, die jeweiligen Rollen zu definieren und die damit einhergehenden Verantwortlichkeiten klar zu benennen. Gerade am Anfang sollten sich alle auf die jeweiligen Erwartungen an jedes Teammitglied verständigen. Wenn diese Vorarbeit nicht stattfindet, kann das später zu Verzögerungen oder Unsicherheiten führen und das Projekt ins Stocken bringen.
2. Überblick verschaffen
Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über alle im Projekt beteiligten Personen. Es gilt unbedingt zu vermeiden, dass sich Unbeteiligte einmischen und mit Terminanpassungen die Planung durcheinanderwirbeln.
3. Kommunikation
Sorgen Sie für eine klare Kommunikation, denn diese ist das A und O in jedem Projekt. Stellen Sie einen klaren Plan auf, in welchem Turnus Projektmeetings stattzufinden haben und was die Ziele sind. Halten Sie die Kommunikation klar, kurz und bündig und fokussieren Sie sich auf Projektfortschritte und Qualität. Nichts lähmt mehr als endlose Abstimmungs-Meetings zu Themen, die längst definiert wurden. Nehmen Sie das Heft in die Hand und scheuen Sie sich nicht, klare Ansagen zu machen.
4. Be an Ambassador
Sorgen Sie immer dafür, dass das Ziel und die Vision für alle klar greifbar sind. Das hilft dabei, nicht vom Weg abzukommen und sich nicht in Nebenschauplätzen zu verlieren. Tragen Sie die Projektidee nach aussen und gewinnen Sie auf dem Weg Unterstützer. Das sorgt später für Akzeptanz.
5. Keep People on Board
Verlieren Sie nicht die Personen aus dem Blickfeld, für die Sie ein Projekt umsetzen. Was ist damit gemeint? Ich mache es an einem konkreten Beispiel aus der Praxis fest: Eine Kandidatin, die als CEO Assistentin in einem KMU arbeitet, hatte den Auftrag, für das Team ein neues hybrides Arbeitsmodell in Zusammenarbeit mit dem Human Resources Management umzusetzen. Sie hat mir geschildert, wie wichtig es war, im Vorfeld die Vorstellungen der Belegschaft abzuholen und in die praktische Umsetzung mit einfliessen zu lassen. Die Fähigkeit, sich in die Lage von anderen hineinzuversetzen und daraus abzuleiten, welche Konsequenzen gewisse Neueinführungen für alle Beteiligten haben werden, kann sich ganz entscheidend auf den Projekterfolg auswirken. Kombinieren Sie Ihre Sozialkompetenz und Empathie mit einer sachlichen Analyse und Sie werden erfolgreich sein.