Als Assistenz haben Sie eine wichtige Rolle im Unternehmen, Sie unterstützen Ihren Vorgesetzten bei der Organisation, Kommunikation und Planung. Sie sind oft die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen. Sie haben Einblick in verschiedene Bereiche und Prozesse und sind ein wertvolles Mitglied des Teams. Aber kennen Sie auch Ihren Einflussbereich als Assistenz? Wissen Sie, welche Entscheidungen Sie treffen dürfen, welche Aufgaben Sie delegieren können, welche Informationen Sie weitergeben können? Und wie können Sie Ihren Handlungsspielraum erweitern, um noch mehr Verantwortung zu übernehmen, mehr Anerkennung zu erhalten und Ihre Karriere voranzubringen? In diesem Blogbeitrag erhalten Sie einige Tipps, wie Sie Ihren Einflussbereich als Assistenz definieren und erweitern können.
Stärken Sie Ihre Kompetenzen
Um Ihren Einflussbereich als Assistenz zu definieren, müssen Sie zunächst Ihre eigenen Kompetenzen kennen. Was sind Ihre Stärken und Schwächen? Welche Fähigkeiten haben Sie erworben und welche möchten Sie noch verbessern? Welche Ziele haben Sie für Ihre berufliche Entwicklung?
Um Ihre Kompetenzen zu stärken, könnten Sie folgende Schritte unternehmen:
- Selbstreflexion: Schreiben Sie auf, was Sie gut können, was Sie gerne machen, was Sie herausfordert und was Sie frustriert. Seien Sie ehrlich zu sich selbst und bitten Sie auch um Feedback von Ihren Vorgesetzten sowie Kollegen.
- Entwicklungsplan: Identifizieren Sie Ihre Lernziele und Ressourcen, die Sie dafür benötigen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Fähigkeiten zu erweitern, z.B. durch Fortbildungen, Webinare, Mentoring, Coaching, Bücher, Podcasts, Blogs usw.
- Kompetenzeinsatz: Nutzen Sie jede Gelegenheit, um Ihre Fähigkeiten zu zeigen und anzuwenden. Übernehmen Sie neue Aufgaben, die Sie herausfordern und interessieren. Machen Sie Ihre Erfolge sichtbar und dokumentieren Sie die Ergebnisse. (Achtung: Nehmen Sie nur Aufgaben an, welche Sie auch weiterbringen und Ihnen einen Benefit liefern!)
Stecken Sie Grenzen ab
Um Ihren Einflussbereich als Assistenz zu erweitern, müssen Sie auch Grenzen abstecken. Das bedeutet, dass Sie wissen, welche Aufgaben zu Ihrem Verantwortungsbereich gehören, welche nicht, und wie Sie damit umgehen, wenn Sie überfordert oder unterfordert sind.
Um Ihre Grenzen abzustecken, können Sie folgende Schritte unternehmen:
- Rolle und Erwartungen: Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten über Ihr Aufgabengebiet, Ihre Ziele, Prioritäten und Ressourcen. Klären Sie, was von Ihnen erwartet wird und holen Sie sich regelmässig Feedback ein.
- Nein-Sagen: Wenn Sie eine Anfrage erhalten, die nicht in Ihren Verantwortungsbereich gehört, lehnen Sie diese ab. Weitere Tipps zum Nein-Sagen finden Sie im vorherigen Blogbeitrag.
- Herausforderungen: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie mehr leisten können und wollen, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten darüber. Machen Sie Vorschläge, wie Sie Ihren Aufgabenbereich erweitern oder vertiefen könnten.
Arbeiten Sie an Ihrer Kommunikation
Um Ihren Einflussbereich als Assistenz zu kennen und zu erweitern, müssen Sie kontinuierlich an Ihrer Kommunikation arbeiten. Das bedeutet, dass Sie klar, verständlich und überzeugend kommunizieren müssen und Sie auf die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Stakeholder eingehen können.
Um Ihre Kommunikation zu verbessern, könnten Sie folgendes unternehmen:
- Flexible Kommunikation: Überlegen Sie, wen Sie ansprechen und was Sie erreichen wollen. Denken Sie an das passende Medium, die passende Sprache, Struktur, Länge und Format.
- Klar und präzise: Vermeiden Sie Füllwörter, Fachjargon, Abkürzungen oder Umschreibungen. Drücken Sie sich direkt, konkret und verständlich aus. Verwenden Sie Beispiele, Zahlen, Fakten oder Grafiken, um Ihre Aussagen zu untermauern.
- Höflich und respektvoll: Achten Sie auf Ihre Wortwahl, Stimme und Körpersprache. Vermeiden Sie negative, aggressive oder ironische Formulierungen. Zeigen Sie Interesse, Empathie und Wertschätzung für Ihren Gesprächspartner.
Durch die Erweiterung Ihres Einflussbereiches, haben Sie mehr Kontrolle und Verantwortung und das macht Sie automatisch autonomer. Ebenso erzielen Sie dadurch beruflichen Wachstum und erhöhen Ihre Sichtbarkeit. Aber was vermutlich am wichtigsten ist: Sie werden als Experte auf Ihrem Gebiet wahrgenommen und auch geschätzt.