«Was würden wir nur ohne Sie machen?» Ein schönes Kompliment. Bis Sie sich weiterentwickeln möchten und feststellen, dass genau darin das Problem liegt. Sie organisieren, denken voraus und übernehmen längst mehr, als Ihre Stellenbeschreibung vorsieht. Doch beim nächsten Karriereschritt heisst es: «Im bisherigen Job können wir auf Sie nicht verzichten, für die neue Rolle fehlt Ihnen leider der passende Abschluss.»
In dieser Spannung können sich Assistenzen wiederfinden, die den Wunsch hegen, einen fachlichen Schwerpunkt zu entwickeln, Projektverantwortung zu übernehmen oder in ein anderes Berufsfeld zu wechseln. Sie schätzen den eigenen Job, ihre Interessen und Fähigkeiten gehen jedoch über den bisherigen Aufgabenbereich hinaus. Die Bereitschaft ist also da. Was fehlt, ist manchmal ein konkreter Weg.
Anerkennung ist noch keine Entwicklung
Eine gute Assistenz kennt die Abläufe, versteht die Prioritäten ihrer Führungskraft und weiss, wann eine kurze Abstimmung mehr bringt als zehn E-Mails. Wer eng mit ihr arbeitet, möchte diese Unterstützung verständlicherweise nicht verlieren.
Problematisch wird es, wenn der Wunsch, sie zu halten, stärker wiegt als die Bereitschaft, ihre Entwicklung zu ermöglichen. Dann wird Lob zur Begründung für Stillstand: Sie sind zu wichtig, um Aufgaben abzugeben und zu gut eingearbeitet, um etwas Neues zu beginnen.
Auch zusätzliche Verantwortung ist nicht automatisch ein Karriereschritt. Vielleicht koordinieren Sie inzwischen ein Teilprojekt oder begleiten das Onboarding. Bleiben dabei sämtliche bisherigen Aufgaben bestehen, wächst möglicherweise vor allem Ihre Arbeitslast.
Entwicklung zeigt sich daran, ob Sie neue Fachkenntnisse gewinnen, Entscheidungen treffen dürfen und eine berufliche Perspektive erhalten. Nicht allein daran, wie viel mehr Sie erledigen.
Wenn Können nicht ins Raster passt
Beim Blick auf eine neue Funktion wartet womöglich die nächste Hürde. Sie erkennen vertraute Aufgaben, doch die Stellenanzeige verlangt ein Studium oder Erfahrung in genau dieser Position. Ihre bisherigen Leistungen werden hinter der Berufsbezeichnung «Assistenz» nicht sichtbar.
Dabei gilt beides: Assistenzpraxis ersetzt nicht jede Fachqualifikation. Projekttermine zu koordinieren ist nicht dasselbe wie ein Projektbudget zu verantworten. Onboarding zu organisieren befähigt nicht automatisch dazu, arbeitsrechtliche Fragen zu beurteilen.
Umgekehrt sagt ein fehlender Studienabschluss nicht alles über die Eignung aus. Wer Arbeitspakete koordiniert, Abhängigkeiten erkennt und Risiken nachhält, bringt relevante Erfahrung mit, die genauer betrachtet werden sollte.
Die entscheidende Frage lautet nicht «Studium oder Erfahrung?», sondern: Welche Kompetenzen braucht diese Rolle tatsächlich, was ist bereits vorhanden und was muss noch aufgebaut werden?
Drei Schritte, die Ihre Entwicklung konkret machen
1. Benennen Sie Ihr Ziel – und prüfen Sie die Voraussetzungen
«Ich möchte mich weiterentwickeln» ist ein Anfang, aber noch kein klares Ziel. Möchten Sie innerhalb der Assistenz mehr Verantwortung übernehmen, sich auf Prozesse spezialisieren oder beispielsweise in die Projektkoordination wechseln?
Vergleichen Sie passende Stellenprofile und sprechen Sie mit Menschen, die diese Funktionen ausüben. Fragen Sie nach ihrem Arbeitsalltag, nicht nur nach ihren Abschlüssen. So erkennen Sie, ob die neue Aufgabe wirklich zu Ihren Interessen passt. Bei unklaren formalen Anforderungen lohnt sich eine sachliche Nachfrage: «Ist der Studienabschluss für diese Position zwingend oder berücksichtigen Sie auch vergleichbare praktische Erfahrung?»
Notwendiges Fachwissen bleibt wichtig. Bauen Sie es gezielt auf mit einer Weiterbildung, deren Inhalte Sie für Ihre Zielrolle brauchen und anwenden können.
2. Machen Sie aus Erfahrung konkrete Belege
«Ich bin gut organisiert und denke mit» beschreibt wichtige Eigenschaften. Für einen Wechsel reicht das allein jedoch nicht. Sammeln Sie zwei oder drei Beispiele, die zur Wunschrolle passen: Was war die Ausgangslage? Was haben Sie selbst übernommen? Was wurde dadurch erreicht?
Statt «Unterstützung bei Projekten» können Sie, sofern es Ihrer tatsächlichen Arbeit entspricht, formulieren: «Ich habe Arbeitspakete koordiniert, offene Punkte nachgehalten und Terminrisiken frühzeitig an die Projektleitung kommuniziert.» Das macht Kompetenz sichtbar, ohne Verantwortung zu überzeichnen. Behalten Sie im Lebenslauf Ihre tatsächliche Berufsbezeichnung bei und ergänzen Sie relevante Schwerpunkte. Vertrauliche Namen, Zahlen oder Entscheidungen gehören nicht hinein.
3. Vereinbaren Sie einen nächsten Schritt – nicht nur mehr Arbeit
Ein abgegrenztes Teilprojekt oder eine Hospitation kann einen Übergang ermöglichen. Entscheidend ist, dass daraus mehr wird als «Schauen wir einmal». Vereinbaren Sie die Aufgabe, Ihren Handlungsspielraum, fachliche Unterstützung und einen Termin, an dem Sie die weitere Perspektive besprechen. Klären Sie zugleich, welche bisherigen Zuständigkeiten reduziert oder übergeben werden.
Eine Formulierung könnte lauten: «Ich möchte mich in Richtung Projektkoordination entwickeln. Welches Arbeitspaket kann ich übernehmen, welche bisherigen Aufgaben verteilen wir dafür anders und wann besprechen wir den nächsten Schritt?»
Sie müssen Ihre Entwicklungsbereitschaft nicht dadurch beweisen, dass Sie dauerhaft zwei Rollen ausfüllen. Eine Übergabe können Sie vorbereiten. Für tragfähige Vertretung und ausreichende Kapazitäten sind auch Führung und Organisation verantwortlich.
Bleiben Gespräche wiederholt unverbindlich, prüfen Sie externe Möglichkeiten; nicht als Drohung, sondern als Teil Ihrer Karriereplanung. Fragen Sie dort genauso konkret nach. Ein neuer Titel allein garantiert noch keinen neuen Karriereweg.
Wertschätzung muss Entwicklung ermöglichen
Auch Führung und HR sind gefragt: Werden Kompetenzen über Berufsbezeichnungen hinaus betrachtet? Ist ein Abschluss tatsächlich notwendig? Lässt sich ein Übergang ermöglichen, den bisher noch niemand gegangen ist?
Nicht jede Assistenz möchte den Beruf verlassen. Eine anspruchsvolle Assistenzrolle ist ein eigenständiger beruflicher Weg, kein Durchgangsstadium. Entwicklung kann genauso innerhalb dieses Berufs stattfinden. Wer neue Felder erschliessen möchte, sollte aber nicht allein deshalb festgehalten werden, weil die bisherige Arbeit so gut gelingt.
Wertschätzung zeigt sich nicht nur darin, wie sehr eine Assistenz gebraucht wird, sondern auch darin, ob man ihre Weiterentwicklung ermöglicht.