Mein Highlight 2017? Definitiv meine vierwöchige Reise quer durch Thailand. Vom pulsierenden Bangkok ins ursprüngliche Hinterland in ein Camp am Hintok River – Stille pur, wie es gegensätzlicher nicht sein kann. Gefolgt von ein paar Tagen Kultur und Sightseeing im Norden und schliesslich zum Inselhopping auf die wunderbarsten Inseln im Süden des Landes. Und noch viel besser als das: mein Chef hat im Sommer sogar für sechs Wochen eine Weiterbildung in den USA besucht. So würde es sich so manche Assistentin wünschen, denn das Thema Ferienplanung jagt vielen kalte Schauer über den Rücken. Alle Jahre wieder.
Angst vor der platzenden Inbox?
Gut vorbereitet werden künftig auch die Tage vor und nach den Ferien für erholsame Arbeitstage sorgen. Meinen Coachees empfehle ich sich in der Arbeitsmethodik zu «üben». Das erleichtert den Alltag und macht Freude. Dabei hat jede Assistentin ihre eigenen Herausforderungen. Einige Themen, nach denen ich immer wieder gefragt werde, teile ich gern.
Vorausschauend planen und aus dem Arbeitsalltag ausklinken
- Wichtige Vorgänge mindestens eine Woche vor dem Urlaub abschliessen.
- In der langfristigen Planung vorsehen, dass die Deadlines vor den Ferien oder mit machbarer Pufferzeit nach der Rückkehr liegen.
Ferienvertretung
Ich empfehle, sich bereits zwei Arbeitswochen vor den Ferien mit der Ferienvertretung zusammenzusetzen, um die wichtigsten Themen und Aufgaben inklusive Passwörtern etc. während der Abwesenheit zu besprechen. Vielleicht existieren bereits Handbücher oder Checklisten für bestimmte Themen? Wichtig: einen Termin für die übrigen Pendenzen am Vortag bzw. spätestens am Vormittag des letzten Arbeitstages vor den Ferien um die letzten Informationen zu übergeben. Dies muss nicht bei allen Themen zwingend die gleiche Person sein. Wichtig ist, dass die Vertretung die Aufgaben tatsächlich übernehmen kann (fachlich und zeitlich).
Du erarbeitest einen Newsletter und erwartest letzte Freigaben – wie wäre es, wenn du dies an die PR-Abteilung oder eine Praktikantin delegierst? Für jeden erstellst Du ein Übergabeprotokoll: Wer hat was und bis wann zu erledigen? Welche Informationen, Passwörter etc. sind dazu nötig? Erstelle eine Checkliste mit eigenen Aufgaben, Abläufen und Prozessen. So kann Deine Vertretung in Ruhe abarbeiten und weiss was zu tun ist. Ein entspanntes Abarbeiten führt zu sauberen Arbeitsergebnissen. In der Regel ist es unsere Aufgabe den Chef zu organisieren: Organisiere Deine Urlaubsvertretung(en) optimal und Deine Rückkehr wird freudvoll.
Ein Beispiel für eine Ferien-Checkliste habe ich Dir hier zusammengestellt
Abwesenheitsnotiz «…ich bin bis zum TAG/MONAT/JAHR in den Ferien…»
Informiere Kollegen und wichtige Kunden bereits eine bis zwei Arbeitswoche(n) vor Deiner Abwesenheit und bereite Deine E-Mail-Abwesenheitsnotiz mit den wichtigsten Informationen vor: Wann bist Du wieder da? Wer ist Deine Vertretung (Name, E-Mail und Telefonnummer)? Wenn Dein Chef einverstanden ist, füge in der externen Kommunikation den Arbeitstag vor und den nach Deinen Ferien zur Abwesenheit hinzu. Das schafft Luft. Am besten auch das Telefon umstellen, sofern dies möglich ist.
Realitätsfremd? Luxusvorstellung?
Seit meiner langen Auszeit habe ich es mir zur Routine gemacht vor jeden Ferien aufzuräumen. Dazu gehören Schreibtisch putzen, Schränke ausmisten, E-Mail Eingang und Ordnerstruktur updaten. Ein solcher Einstieg nach den Ferien ist für mich Gold wert. Finde heraus, was Dir guttut! Nimm Dir vor, wirklich aufzutanken: Freude haben, Kraft tanken, geniessen…