Früher galt die Assistenz als «rechte Hand» – eine loyale, oft unsichtbare Kraft im Hintergrund, die Tipparbeiten erledigt, Kaffee bringt und still Protokolle führt. Doch dieses Bild hat ausgedient. Die moderne Assistenz ist viel mehr als das: Sie koordiniert, organisiert, kommuniziert und fungiert immer öfter als Sparringspartnerin auf Augenhöhe. Wer heute in einer Assistenzrolle erfolgreich sein will, muss nicht nur verwalten, sondern auch vordenken, vernetzen und mitgestalten.
In vielen Unternehmen hat sich die Rolle der Assistenz still, aber grundlegend gewandelt. Das Aufgabenfeld ist breiter, die Erwartungen höher und die Verantwortung grösser geworden. Statt einfach nur Anweisungen auszuführen, geht es vielmehr darum, Vorgesetzte aktiv zu entlasten, strategisch mitzudenken und proaktiv zu handeln.
Doch wie gelingt es, sich aus der rein «dienenden» Rolle zu lösen und den Chef oder die Chefin souverän zu begleiten? Wie gestaltet man die Zusammenarbeit so, dass daraus ein echtes Tandem entsteht?
Hier sind fünf konkrete Tipps, wie Sie als Assistenz Ihre Position stärken und mit Ihren Vorgesetzten auf Augenhöhe arbeiten können:
1. Die Führungskraft verstehen
Wer seine Führungskraft erfolgreich «managen» will, muss ihre Denkweise, Prioritäten und Arbeitsweise kennen. Was stresst sie? Was motiviert sie? Welche Themen sind ihr strategisch wichtig? Wer das grosse Ganze versteht, kann Aufgaben besser filtern, Anfragen gezielter kanalisieren und vor allem proaktiv unterstützen. Im Idealfall sogar, bevor der Bedarf überhaupt formuliert wird.
Tipp: Führen Sie regelmässig kurze, informelle Abstimmungen durch. Fragen Sie gezielt nach Zielen, Engpässen und Prioritäten und hören Sie genau hin.
2. Kommunikation als Führungsinstrument nutzen
Klare, wertschätzende Kommunikation ist der Schlüssel zur Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Dazu gehört auch, Ihrer Führungskraft Feedback zu geben. Viele Führungskräfte wissen gar nicht, wie ihr Verhalten im Alltag wirkt oder wo sie unklar kommunizieren. Als Assistenz sind Sie oft die erste, die es merkt. Nutzen Sie diese Position und kommunizieren sie: achtsam, aber bestimmt.
Tipp: Sätze wie: «Darf ich einen Vorschlag machen?» oder «Mir ist aufgefallen, dass…» wirken konstruktiv statt kritisch und öffnen Räume für Verbesserung.
3. Verantwortung aktiv übernehmen
Statt zu fragen: «Was soll ich tun?» machen Sie proaktiv einen Vorschlag: «Ich sehe hier eine Lücke – soll ich das übernehmen?» Wer Verantwortung aktiv einfordert, signalisiert Initiative und Positionierung. Und genau das verändert die Beziehungsebene: Von ausführen zu mitdenken.
Tipp: Überlegen Sie bei jeder neuen Aufgabe: Wie kann ich diesen Prozess optimieren oder künftig selbstständig übernehmen?
4. Die Drehscheibenfunktion ernst nehmen
Assistenzen sind oft die zentralen Schnittstellen zwischen Führung, Team, Kunden und anderen Abteilungen. Diese Position hat Übersichtscharakter: Sie ermöglicht es, Informationen zu bündeln, Prozesse zu verbessern und Missverständnisse zu vermeiden. Eine teilweise nach wie vor unterschätzte Macht.
Tipp: Nutzen Sie Ihre Position, um Klarheit zu schaffen. Erstellen Sie Briefings, bündeln Sie Themen, moderieren Sie Übergaben. Und werden Sie so zur unverzichtbaren Koordinationskraft.
5. Selbstbewusst auftreten, ohne arrogant zu wirken
Souveränität beginnt mit der eigenen Haltung. Wer sich selbst nur als ausführende Kraft sieht, wird auch so behandelt. Wer hingegen seine Rolle als Partner oder Partnerin der Führung versteht, strahlt das auch aus. Das heisst nicht, dass man besserwisserisch oder dominant auftreten soll, sondern mit Klarheit, Ruhe und einem eigenen Standpunkt.
Tipp: Entwickeln Sie ein gesundes Selbstbild Ihrer Rolle und sprechen Sie es auch aus: «Ich sehe mich als operative Entlastung und Sparringspartner/-partnerin: Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie ich Sie am besten unterstützen kann.»
Fazit: Ausführen war gestern, Mitdenken ist heute
Moderne Assistenzen sitzen nicht mehr nur am Schreibtisch hinter der Tür zum Chefbüro. Sie sind mitten im Geschehen und können echte Gestaltungsinstanzen im Unternehmen sein. Wenn Sie Führungskräfte nicht nur begleiten, sondern sie aktiv führen, ohne ihnen das Gefühl zu geben, geführt zu werden, leisten Sie mehr als Administration: Sie schaffen Wert.
Es lohnt sich also, den eigenen Wirkungskreis bewusst zu erweitern. Nicht im Sinne von Mehrbelastung, sondern im Sinne von Mehrbeteiligung. Denn eine Assistenz auf Augenhöhe ist heutzutage kein netter Bonus mehr, sondern heute oft der Schlüssel zur erfolgreichen Führung.