Die Sommerzeit bringt nicht nur warmes Wetter und Urlaubsfreude mit sich, sondern auch im Office einige Herausforderungen. Im Miss Moneypenny Summer-Blog befasst sich Ute Barnickel mit verschiedenen Aspekten, die für eine reibungslose Ferienübergabe von Bedeutung sind. Ausserdem geht es um Erreichbarkeit während Ferienabwesenheiten und sie gibt einige Tipps, um der Sommerflaute im Büro entgegenzuwirken.
Relax & Unwind: Tipps für eine professionelle Ferienübergabe
Eine professionelle Ferienübergabe im Büro ist entscheidend, um sicherzustellen, dass es im Office reibungslos weiterläuft, während Sie in den Ferien sind. Hier sind acht praktische Tipps, damit es auch ohne Sie funktioniert:
- Planung der Tasks und Absprache mit den Vorgesetzten und Bestimmung der Vertretung für Ihre Projekte; stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung(en) rechtzeitig über die Abwesenheit informiert sind, damit diese entsprechend planen können. Eventuell ist es auch sinnvoll, Verantwortlichkeiten beziehungsweise Projekte aufzuteilen. Dadurch wird die Last verteilt.
- Erstellen Sie eine Liste mit allen wichtigen Aufgaben, Projekten und Verantwortlichkeiten, die während des Urlaubs abgedeckt werden müssen. Gehen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Abhängig von der Komplexität der Projekte, die zu übergeben sind, sind Tools wie Monday.com, asana.com, clickup.com oder teamhood.com zu empfehlen.
- Sorgen Sie dafür, dass alle wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung auf alle wichtigen Informationen und Dokumente Zugriff hat. Das umfasst nicht nur Projektdetails, sondern auch Passwörter und Kontakte.
- Setzen Sie kurz vor Abreise noch ein Übergabe-Meeting auf, in dem Sie ausreichend Zeit für Fragen, Erläuterungen und Klärungen einplanen.
- Stellen Sie sicher, dass eine professionelle Abwesenheitsmeldung aktiviert ist.
- Feedback Meeting und ein kleines Urlaubs-Mitbringsel als Danke an Ihre Stellvertretung ist eine schöne Geste und gleichzeitig kann das Gespräch dazu genutzt werden, den Stand der Dinge zu besprechen.
Erreichbarkeit im Relax-Modus: Tipps für eine gelungene Balance zwischen Urlaub und Arbeitswelt
Ich erlebe in meinen Interviews hier eine gute Ausgewogenheit – einige Kandidatinnen und Kandidaten bevorzugen es, während der Ferien erreichbar zu sein, um den Überblick über ihre Arbeit zu behalten, und machen mit ihren Chefs dafür einmal am Tag ein Zeitfenster ab. Wir dürfen nicht vergessen, dass nicht in allen Unternehmen eine Stellvertretungslösung gang und gäbe ist, die sporadische Erreichbarkeit ist somit ein Mittel, um nicht mit einem zu grossen Arbeitsrückstand zurückzukehren. Andere empfinden aber schlicht ein Gefühl von Zufriedenheit, wenn sie während der Ferien bestimmte Aufgaben erledigen können.
- Durch sporadische und fest eingeplante Erreichbarkeit können Anliegen effizient gelöst oder gleich an die richtige Stelle delegiert werden und das wiederum sorgt für eine gute Aussenwirkung.
- Es gibt Situationen, die eine schnelle Reaktion erfordern; unabhängig von der Ferienzeit. Mitarbeitende, die während der Ferien erreichbar sind, können in Notfällen eingreifen und gegebenenfalls Schäden begrenzen.
- Die Erreichbarkeit sendet ein Signal an Kunden, Geschäftspartnerinnen und andere Stakeholder, dass das Unternehmen verlässlich ist und sich um Bedürfnisse kümmert.
- Manchmal können Ferienzeiten kritische Phasen für den Projektfortschritt sein.
Mindestens genauso oft werden Argumente gegen die permanente Erreichbarkeit in die Waagschale geworfen:
- Wir alle benötigen regelmässige Pausen und Ferien, um uns zu erholen und Stress abzubauen. Wir können nicht ständig nur senden, sondern brauchen auch neue frische Anregungen und Ideen, um wieder produktiv sein zu können.
- Ferienzeit bedeutet für viele «einfach mal nichts machen», wenn dennoch von den Vorgesetzten erwartet wird, während dieser Zeit erreichbar sein zu müssen, kann das zu Frustration führen.
- Ausserdem sorgt eine permanente Erreichbarkeit dafür, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen. Über einen längeren Zeitraum hinweg ist Unmut vorprogrammiert – daraus folgt nicht selten eine geringere Bindung zum Arbeitgeber.
- Der rechtliche Aspekt spielt eine wesentliche Rolle. Die Erreichbarkeit während der Ferien kann diesem entgegenwirken und zu rechtlichen Konflikten führen.
Tipps gegen die Sommerflaute: Im Office motiviert bleiben
In der Sommerzeit fällt es schwerer, die Konzentration aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn das schöne Wetter nach draussen lockt. Was also tun?
- Sofern nicht bereits gängige Praxis, könnte angereget weden, (noch) flexiblere Arbeitszeiten/-orte einzuführen.
- Die Sommerzeit bietet sich an, um Teambuilding-Aktivitäten im Freien zu organisieren. Beispielsweise ein gemeinsames Mittagessen im Park oder Outdoor-Sportaktivitäten Beach-Volleyball. Gemeinsame Aktivitäten fördern nicht nur den Teamgeist, sondern schaffen positive Summer-Vibes im Büro. Die Sommermonate bieten sich hervorragend an, ein BBQ, eine Velotour oder einen Picknicktag zu veranstalten. Die Planung macht Spass, man kann diese auch unter ein Motto stellen und es gibt eine Abwechslung und alle haben die Möglichkeit, frische Luft und Sonnenschein zu geniessen.
- Wenn es nicht nach Draussen geht, dann stellen Sie sicher, dass das Klima im Office «cool» ist: Angenehme Temperaturen, Pflanzen, um die Luftqualität zu verbessern, Eis am Stiel für alle oder am Nachmittag mal eine Runde erfrischende Mocktails, um alle hydriert zu halten. Dazu ein sommerliches Blumenarrangement und sommerliche Deko, beispielsweise Vogelsand, Mini-Liegestühle und ein Cocktailschirm.
- Nicht zuletzt lässt sich die ruhigere Sommerzeit perfekt nutzen, um lang geplante Projekte mit niedriger Priorität umzusetzen oder ein E-Learning-Modul in Angriff zu nehmen. LinkedIn Learning oder MasterClass bieten da viele Möglichkeiten – und es macht auch noch Spass.