Kennen Sie das auch? Ihr Terminkalender ist so voll, dass er sich dank der verschiedenen Farben in ein echtes Kunstwerk verwandelt hat. Die Inbox liest sich wie eine unendlich lange Indexliste und Ihre To-Do-Listen sind länger als der neuste Roman auf der Bestseller-Liste. Heute gebe ich Ihnen einige Tipps, wie Sie der Aufgabenflut entgegen treten und somit Stress reduzieren können.
Stress ist nicht gleich Stress. Oft sprechen Sie wahrscheinlich über Ihren negativen Stress, auch Distress genannt. Bei diesem Stress sind Sie genervt, überlastet oder auch überfordert und dies hat negative Auswirkungen auf Geist und Körper. Die Konzentrationsfähigkeit nimmt ab und Muskelverspannungen können zunehmen. Anders sieht es aus bei Eustress aus. Dieser positive Stress treibt Sie an und motiviert Sie. Hochkonzentriert und produktiv erledigen Sie die Arbeit im Nu und sind am Ende des Tages stolz auf das Erreichte.
Ordnung am Arbeitsplatz hilft, stressfrei und mit klarem Kopf die Arbeit zu beginnen. Die folgenden Techniken helfen auch mir, negativen Stress einzudämmen.
Ordnung ist das halbe Leben
Die 5-S-Methode hilft dabei, Ihre Produktivität und Effizienz zu steigern, indem jeder Gegenstand sein eigenes Plätzchen erhält. Ursprünglich wurde diese Technik von Taiichi Ono entwickelt, der auch die Prozesse von Toyota mitgeprägt hat. Er hat die folgenden fünf Schritte definiert:
- Sortieren (Seiri)
- Systematisieren (Seiton)
- Sauber halten (Seiso)
- Standardisieren (Seiketsu)
- Selbstdisziplin (Shitsuke)
Das Vorgehen:
Im ersten Schritt wird der Arbeitsplatz analysiert: Welche Gegenstände benutzen Sie oft, welche selten oder gar nie? Kennzeichnen Sie sie.
Im zweiten Schritt erhält jeder Gegenstand einen festen eigenen Platz, der effektiv und sinnvoll ist. Je öfter Sie den Gegenstand benutzen, desto näher ist er platziert. Überlegen Sie sich zudem, wie Sie ihn verwenden. Für mich ist der Locher beispielsweise so platziert, dass ich jederzeit ein A4-Papier lochen kann, ohne etwas verschieben zu müssen. Alles geordnet und an seinem Platz? Gratuliere. Das ist der Soll-Zustand Ihres Arbeitsplatzes! Machen Sie ein Foto, damit sie immer wissen, wir Ihr perfekter Arbeitsplatz aussieht.
Nun folgt Schritt drei, das Sauberhalten. Sauberkeit und Hygiene helfen dabei, dass Sie sich insgesamt wohler fühlen, und nicht nur, wenn Besucher kommen. Ein Blick auf das Erinnerungsfoto hilft Ihnen dabei, den Soll-Zustand Ihres Arbeitsplatzes jederzeit wieder herzustellen.
Womit wir bereits beim nächsten Schritt, dem Standardisieren, sind. Sie wechseln den Arbeitsplatz? Kein Problem. Nehmen Sie Ihr Foto zur Hand und organisieren Sie den neuen Platz, soweit es geht gemäss Ihrem bisherigen Standard. Und die restlichen Gegenstände ordnen Sie neu an gemäss den Schritten eins bis drei. Jetzt machen Sie ein neues Foto. Et voilà, Ihr neuer Soll-Zustand ist definiert.
Was nun folgt, ist der letzte Schritt: die Selbstdisziplin. Zugegebenermassen, ist dies oft der schwierigste Schritt. Setzen Sie alles daran, möglichst oft oder zumindest jeden Abend Ihren perfekten Arbeitsplatz wieder herzustellen. So können Sie am Morgen ohne Stress den Tag beginnen. Je besser Sie sich organisieren, desto stressfreier ist Ihr Alltag.
Dringend oder wichtig?
Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz standardisiert haben, kommen wir zur zweiten Technik. Mit dieser nutzen Sie ihre Arbeitszeiten effizient – mitunter haben Sie schon mal davon gehört. Es geht um die Eisenhower Matrix. Mit diesem Schema ordnen Sie alle Aufgaben nach Prioritäten, so dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Das Prinzip: Bei dieser Methode ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Wichtig- und Dringlichkeit. Dringende Aufgaben müssen sofort erledigt werden, sonst folgen womöglich negative Konsequenzen. Wichtige Aufgaben fördern den langfristigen Erfolg und haben meistens kein fixes Enddatum.
Das Vorgehen:
Zeichnen Sie ein Quadrat, dass Sie in vier gleich grosse Felder einteilen. Die Y-Achse steht für wichtige bis unwichtige Aufgaben. Die X-Achse steht für nicht dringende bis dringende Aufgaben. Nun entscheiden Sie, welche Aufgabe in welches der vier Felder gehört:
grün: Diese Aufgaben sind wichtig und dringend und beinhalten Kristen, Notfälle, verpasste Fristen und haben erste Priorität. Sie werden sofort erledigt.- gelb: Wichtige aber nicht dringende Aufgaben gehören hierhin, wie Strategie, Prozesse, Erholung oder Weiterentwicklung. Planen Sie einen Termin fest ein
- blau: Dringende aber unwichtige Aufgaben wie Routinetätigkeiten oder Tätigkeiten, die sie bündeln und gut delegieren können fallen in dieses Quadrat.
- rot: Diese Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Sie sind Zeitfresser. Lehnen Sie diese ab, delegieren Sie sie oder bearbeiten Sie sie ganz am Schluss.
Es gibt noch viele weitere Techniken, die uns helfen können, den Stress zu reduzieren und strukturiertes Arbeiten zu fördern, doch Stress ganz zu beseitigen, wird wahrscheinlich ein Wunschtraum bleiben. Deshalb ist es wichtig, dass jede Person für sich selbst die passenden Strategien findet. Tauschen Sie sich im Team aus, teilen Sie Ihre Erfahrungen und Ideen in den Kommentaren, so dass jede und jeder sich die eigene stressfreie Zone schaffen kann.
Für Achtsamkeits-Übungen in einer stressigen Zeit empfehle ich Ihnen einen Blick in meinen letzten Blogbeitrag.