Der grosse Moment steht kurz bevor, nur noch wenige Minuten, bis der Vorhang aufgeht und die grosse Show beginnt. Sie haben für die Planung dieses Anlasses viele Wochen Zeit und Arbeit investiert, haben jedes noch so kleine Detail berücksichtigt, alle Einladungen rechtzeitig versendet und die Technik getestet – eins, zwei, die Lautstärke des Sprecher-Mikrofons ist in Ordnung und überschlägt sich nicht.
Sie haben geprüft, ob alle Tischkärtchen richtig platziert und die Servietten korrekt gefaltet sind, ob genügend Getränke kühl gestellt wurden und das Essen appetitlich angerichtet wird. Das Servicepersonal steht korrekt gekleidet in den Startlöchern. Licht aus, Spot an! Nun kann nichts mehr schiefgehen – denkt man …
Der Teufel steckt im Detail
Doch es kann ganz anders kommen. Wenn vielleicht einem kleinen, aber wesentlichen Detail zu wenig Beachtung geschenkt wird, das im schlimmsten Fall einen ganzen Anlass nachhaltig beeinflussen kann. Wie zum Beispiel ein roter Umschlag bei der 89. Oscar-Verleihung.
Auf der Bühne des Dolby Theatre in Los Angeles stellen die Schauspieler Faye Dunaway und Warren Beatty die Nominierten des Academy Awards für den besten Film vor. Beatty öffnet den roten Umschlag, nimmt die Karte heraus und stutzt einen kurzen Moment. Dann übergibt er die Karte Faye Dunaway, die schliesslich strahlend den Film «La La Land» als Gewinner verkündet.
Und alle Welt schaut zu
Ein Tusch, tosender Applaus und die Macher von La La Land fallen sich gegenseitig in die Arme. Der Produzent Jordan Horowitz klettert sichtlich ergriffen mit seiner Entourage auf die Bühne und hält seine Dankesrede vor laufenden Kameras. Nur um rund zweieinhalb Minuten später das Publikum nach einer kurzen Verwirrung darüber aufzuklären, dass ein Fehler unterlaufen sei und der Film «Moonlight» die Auszeichnung als bester Film gewonnen habe.
Während der Vorbereitung sind offenbar die roten Umschläge verwechselt worden und keiner hat’s bemerkt – bis eben zur inzwischen legendären Oscar-Nacht 2017. Wo im Umschlag die Karte für den besten Film sein sollte, war die Karte für die beste Hauptdarstellerin: Emma Stone in La La Land. Im Rampenlicht konnte dann weder Beatty noch Dunawaye das Kleingedruckte auf der Karte entziffern und beide sahen nur La La Land … Schon war das Malheur passiert – live übertragen in alle Welt.
Improvisationstalent
Die Verlierer zeigten jedoch, dass sie echte Profis sind und überreichten den Oscar daraufhin mit anerkennenden Worten den tatsächlichen Gewinnern, den Machern von Moonlight, während der Moderator Jimmy Kimmel verkündet: «Ich wusste, dass ich es vermasseln würde …». Publikum amüsiert, Fall erledigt und eine Oscar-Verleihung, an die man sich noch eine Weile erinnern wird.
Wäre dieser Event in Erinnerung geblieben, wenn diese Verwechslung nicht passiert wäre? Wohl kaum. Oder können Sie sich an die Oscars von 2016 erinnern?
Nicht jedes Missgeschick muss zum Fiasko werden. Wird eine Panne gekonnt aufgefangen und das Programm professionell weitergeführt, können unvorhergesehene Ereignisse einen Anlass durchaus bereichern. Laut einer Umfrage des Tagesanzeigers fanden immerhin über 30% von 6600 befragten Personen, dass ein solcher Zwischenfall einen steifen Anlass wie die Oscar-Verleihung gar etwas lockerer macht.
Pleiten, Pech und Pannen
Die meisten Anlässe laufen wie geplant ab. Doch bleibt vom Anfang bis zum Ende einer Veranstaltung immer ein Restrisiko. Jeder erfahrene Event-Organisator weiss, dass auch beim durchdachtesten Anlass immer etwas aus dem Ruder laufen kann: ein Gedeck fehlt, ein Licht funktioniert nicht richtig oder jemand vom Servicepersonal muss unerwartet austreten – so etwas lässt sich meist beheben, ohne dass die anwesenden Gäste etwas bemerken.
Doch was tun, wenn sich auf eine Einladung niemand anmeldet? Wenn falsche Wettervorhersagen die Open-Air-Veranstaltung zur Schlammschlacht werden lassen, wenn die Zufahrt blockiert ist, die Technik ausfällt, in der Garderobe nicht alle Mäntel Platz finden, ungeladene Gäste um Einlass bitten, die Darsteller im Stau stecken, der Moderator keine Stimme hat, das Catering ungeniessbar ist, die Getränke frühzeitig zur Neige gehen oder die sanitären Anlagen nach kurzer Zeit zu wünschen übrig lassen? Eine Liste, die sich beliebig fortsetzen lässt.
Checklisten und Drehbuch
Im Idealfall hat man eine Ausweichlösung zur Hand oder kann wie die Akteure an der Oscar-Nacht sein Improvisationstalent spielen lassen. Wer schon Events organisiert hat, der weiss, dass immer etwas Unvorhergesehenes eintreffen kann und es nicht leicht ist, sich auf allerlei rein hypothetisch mögliche Pannen vorzubereiten.
Wir arbeiten deshalb gerne mit Checklisten, die uns ein gutes Gefühl der Sicherheit vermitteln und mit denen wir überprüfen, ob alles nach Plan läuft. Da jederzeit unerwartete Ereignisse auftreten können, bewährt es sich, für jede Phase des Events ein Drehbuch zu schreiben. Darin wird der gesamte Ablauf vom Aufbau bis zur Entfernung der letzten Schraube nach dem Anlass minutiös festgehalten.