Das Berufsbild der Assistenz ist im Wandel. Viele Unternehmen reagieren nun darauf, indem sie in Stellenanzeigen akademische Abschlüsse bei Assistenzpositionen fordern. Ein Trugschluss, denn die wesentlichen Fähigkeiten einer erfolgreichen Assistenz basieren nicht auf Theorie, sondern auf praktischer Erfahrung.
Längst übernehmen Assistenzen nicht mehr nur organisatorische Aufgaben – sie wachsen in strategische Rollen hinein und agieren als Sparringspartner auf Augenhöhe. Es ist an der Zeit, den Fokus darauf zu legen, Assistenzen zu befähigen und deren Erfahrung wertzuschätzen – das steigert nicht nur die Effizienz des Managements, sondern fördert auch die Weiterentwicklung des Berufsbildes und sorgt für mehr Zufriedenheit im Job. Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) leisten dabei einen wichtigen Beitrag, indem sie Zeit sparen und Raum für neue Verantwortungsbereiche schaffen.
Praktische Erfahrung in der Assistenz übertrifft theoretisches Wissen.
Die erfolgreichsten Assistenzen zeichnen sich nicht durch akademische Titel aus, sondern durch ihre Fähigkeiten, ihre Einstellung, Praxis und Erfahrung. Diese Qualitäten werden nicht in Vorlesungssälen vermittelt, sondern im Arbeitsalltag erworben, wo es darauf ankommt, Prozesse zu steuern, Probleme zu lösen und Teams effizient zu unterstützen.
Fünf Kompetenzen, die Erfahrung in der Assistenz vermitteln
1. Präsenz und Stressresistenz: Immer bereit sein
Assistenzen sind oft die erste Anlaufstelle für Kollegen, Vorgesetzte und externe Partner. Zuverlässigkeit und Präsenz sind daher essenziell. Gerade in hektischen Situationen, in denen vieles gleichzeitig passiert, machen erfahrene Assistenzen den Unterschied.
Was bedeutet das konkret?
- Sie sind eine stabile und verlässliche Instanz.
- Sie bewahren die Ruhe und behalten den Überblick, auch in stressigen Momenten.
2. Prioritäten setzen: Die Kunst der Organisation
Der Assistenzalltag ist selten linear: Neue Aufgaben, wechselnde Prioritäten und Deadlines gehören dazu. Wer lange genug in diesem Beruf tätig ist, entwickelt ein Gespür dafür, was wirklich wichtig ist und was warten kann.
Warum ist das entscheidend?
- Sie erkennen, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen.
- Sie setzen Ihre Energie gezielt ein und priorisieren strategisch.
3. Stetiges Lernen im Alltag: Erfahrung ausbauen
Assistenzen lernen nicht aus Büchern, sondern durch Praxis. Jedes neue Projekt bringt wertvolle Lektionen mit sich, Weiterbildungen und neue Tools erweitern die Fähigkeiten und schaffen Mehrwert. Gezielte Trainings sind da von Nutzen, wo Sie als Assistenz die Learnings unmittelbar anwenden können.
Wie gelingt das?
- Optimierte Prozesse und neue Software bringen Wissen und Routine.
- Zielgerichtete Weiterbildungen, von Grundlagen über KI bis zu BWL, sind besonders wertvoll.
4. Andere zum Strahlen bringen: Teamplayer sein
Ein zentraler Bestandteil der Assistenzarbeit besteht darin, Vorgesetzte und Teams zu unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Es geht darum, ein Teamplayer zu sein.
Was macht das aus?
- Sie schaffen Strukturen, die Abläufe erleichtern und optimieren.
- Sie entlasten das Team und tragen indirekt zum Erfolg bei.
5. Verantwortung übernehmen und Lösungen finden
Fehler passieren. Entscheidend ist vielmehr, wie man damit umgeht. Arbeitgeber schätzen Assistenzen, die Verantwortung übernehmen und Lösungen finden.
Was zeichnet erfahrene Assistenzen aus?
- Sie sprechen Fehler offen an und präsentieren pragmatische Lösungen.
- Sie entwickeln Strategien, um Probleme zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu verbessern.
Fazit: Erfahrung und Weiterentwicklung in der Assistenz
In der Assistenz ist praktische Erfahrung der Schlüssel zum Erfolg. Studienabschlüsse können hilfreich sein, sind aber nicht entscheidend. Was wirklich zählt, sind Ihre Fähigkeiten, Ihre Haltung gegenüber Herausforderungen und Ihre Bereitschaft, sich weiterzuentwickeln. Zeigen Sie, was Sie können – sei es im Vorstellungsgespräch, bei der Gehaltsverhandlung oder durch die klare Kommunikation Ihrer Erfolge. Nutzen Sie Weiterbildungsmöglichkeiten, Netzwerke und neue Technologien, um Ihre Karriere als Assistenz aktiv zu gestalten.
Erfahrung ist Ihr grösstes Kapital. Nutzen Sie sie – und beweisen Sie, dass keine Theorie den Wert Ihrer Praxis ersetzen kann.
Danke, liebe Tajana Kobel, für den Kommentar, der eben genau das widerspiegelt, was so viele Assistenzen erleben und fühlen. Es ist wichtig, dass wir «Enablement» von den Führungskräften und auch von HR einfordern. Dazu gehört auch, dass die Assistenz sichtbar wird und zeigt, dass viel mehr in ihr steckt. Dafür setze ich mich bei Arbeitgebern ein.
Auf den Punkt gebracht, ich war bis letztes Jahr als HR-Leiterin und GL-Assistentin bei einer bekannten Sportfirma tätig. Seit letztem Jahr im Juni als Assistentin im Geschäftsbereich Telekom der WWZ in Zug. Ich liebe meine Job, da kein Tag gleich ist wie der zuvor. Durch mein breites Fachwissen aus den verschiedenen Branchen und Funktionen bringe ich ein riesiges Wissen mit. So bin ich inzwischen sogar im Projekt Rebranding und habe eine Teilprojekt-Leitungsrolle übernommen, unterstütze das Onboarding, bin im Team Marketing aktiv und habe weitere wunderbare Tätigkeiten. Die Wertschätzung heute ist absolut vorhanden, was ich vom vorherigen Arbeitgeber nicht behaupten konnte. Oftmals denken aber Aussenstehende, dass wir nur Termine erstelle und Kaffee bringen. Das ist sehr schade, aber das hat auch mit den Personen, uns Assistenzen und unserer Generation etc. zu tun. Ich wünsche mir allgemein, dass diese Tätigkeit mehr Anerkennung bekommt, auch im Bereich der Lohnstruktur!