Der moderne Businessalltag treibt uns praktisch durchgehend zur Eile an. Und tatsächlich gibt es – mal planmässig, mal unplanmässig – viele Aufgaben, die dringend erledigt sein müssen. Unter ihnen befinden sich aber auch Pendenzen, die nur deshalb so eilig sind, weil es anderswo haperte – das kennen wir alle. Wie bei einem Stafettenlauf heisst es dann, die Beine unter die Arme nehmen und verlorene Zeit aufzuholen. Denn schliesslich ist ja da noch die Fülle an Aufgaben, die zum ganz normalen Tagesgeschäft gehören. Deshalb liegt es auf der Hand, dass in der modernen Kommunikation die Würze der Kürze angestrebt wird.
Einen Grossteil unserer Arbeitszeit verbringen wir, indem wir kommunizieren: Wir diskutieren an Meetings, präsentieren an Kundenbesuchen, erklären am Telefon, informieren per E-Mail und so weiter. Und wir alle wissen, wie mühsam es sein kann, wenn unsere Ansprechpartner einfach nicht auf den Punkt kommen und uns dadurch wertvolle Zeit rauben. Da kommt es schon mal vor, dass wir während dem Telefonat mit dem gesprächsfreudigen Kunden ein Blümchen nach dem anderen auf den Notizblock kritzeln. Dabei schweift unser Blick immer wieder nervös zur digitalen Zeitanzeige auf unserem Bildschirm. Erbarmungslos rücken die Minuten voran und mahnen uns an die anstehenden Pendenzen. Heutzutage ist es ein Zeichen der Wertschätzung, wenn man sich in der Kommunikation kurz fasst – das gilt sowohl für die mündliche Kommunikation als auch für die Korrespondenz.
Wie anspruchsvoll es ist, sich kurz zu fassen, wusste schon Goethe. Der grosse Schriftsteller der Klassik soll einst seinem Freund Schiller entschuldigend geschrieben haben: «Ich schreibe Dir einen langen Brief, weil ich keine Zeit habe.» Recht hat er: Es ist tatsächlich eine Kunst, sich kurz zu fassen, Botschaften auf den Punkt zu bringen und Gedankengänge zu strukturieren. Allerdings eine Kunst, deren Aufwand sich lohnt. Denn speziell im E-Mail-Verkehr sind wir gefordert, uns kurz zu fassen – und trotzdem höflich zu bleiben. Letzteres scheint nicht selbstverständlich zu sein, wie die Hitlisten der häufigsten Ärgernisse im E-Mail-Verkehr offenlegen: Kommunikative Fehltritte wie «keine Anrede», «kein Gruss», «keine Signatur» nehmen Spitzenplätze ein. Auch kryptische Mitteilungen sorgen bei den Empfängern für rote Köpfe. Wer etwa mit «doc folgt asap, lg» Sympathien gewinnen will, hat die Würze der Kürze falsch verstanden. Diese und andere Unzulänglichkeiten dürften mitunter der Grund dafür sein, warum schon 1995 die erste «Netiquette», also die «Netz-Etiquette» erschien.
Gradmesser für die richtige Würze der Kürze sind die Empfänger. Entscheidend ist, dass sie die Botschaft auf Anhieb verstehen und beim Lesen nicht unnötig Zeit verlieren.
7 Tipps für kurze, prägnante Texte
Tipp 1: Schachtelsätze vermeiden; eine Aussage pro Satz
Statt: Mit unserem Schreiben vom 12. März 2018 habe ich Ihnen mitgeteilt, dass die Beurteilung Ihres Begehrens, insbesondere was die Abklärung der Machbarkeit betrifft, einige Zeit in Anspruch nehmen wird.
Besser: Um Ihre Anfrage abzuklären, benötige ich noch etwas Zeit. Mit meinem Schreiben vom 15. Dezember 2017 habe ich Sie darüber informiert.
Tipp 2: Einfache, kurze Sätze bilden (Subjekt, Prädikat, Objekt)
Statt: Ihre Anfrage, den Termin zu verschieben, haben wir erhalten und geprüft.
Besser: Sie möchten den Termin verschieben. Wir haben Ihre Anfrage geprüft.
Tipp 3: Nominalstil vermeiden
Statt: Wir bieten Ihnen unentgeltliche Beratung an.
Besser: Wir beraten Sie kostenlos.
Tipp 4: Sorgfältige Wortwahl – geläufige Wörter beschleunigen den Lesefluss
Statt: unentgeltlich
Besser: kostenlos, gratis
Tipp 5: Aktive statt passive Formulierungen verwenden
Statt: Sie werden gebeten, das Formular rechtzeitig einzusenden.
Besser: Bitte senden Sie uns das Formular bis zum 31. März 2018.
Tipp 6: Fremdwörter durch alltägliche Begriffe ersetzen
Statt: Diskrepanz
Besser: Abweichung
Tipp 7: Auf unnötige Modalverben verzichten
Statt: Mit unseren Produkten können Sie effizienter arbeiten.
Besser: Mit unseren Produkten arbeiten Sie effizienter.