Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

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Sie planen eine Firmenfeier? Grossartig. Wo soll denn gefeiert werden? Egal ob Seminar, Incentive oder Firmenjubiläum – ein passender Veranstaltungsort ist der Schlüssel zum Erfolg. Und ein zentraler Faktor bei der Planung. Gäste kommen mit bestimmten Erwartungen an einen Anlass und es sollte das Ziel jeder Organisatorin sein, diese mit einer tollen Location zu übertreffen.

Weil jeder Event einzigartig ist, gibt es keinen konkreten Leitfaden für die Wahl der perfekten Location. Als Entscheidungshilfe haben wir für Sie ein paar wichtige Kriterien zusammengetragen, mit denen wir die gewünschte Umgebung für unsere Veranstaltungen jeweils definieren:

 

Grösse und Motto

Beginnen Sie mit der Locationsuche erst, wenn Anzahl Gäste, Motto und Budget bekannt sind. Details können später geplant werden, doch Grösse und Lage sollten von Anfang an passen. Die schönste Location kann zum Flop werden, wenn die Gäste wegen umständlicher Anreise ausbleiben, sich aus Platzgründen gegenseitig auf die Füsse treten oder der Raum so gross ist, dass man sich darin verliert.

 

Berücksichtigen Sie auch Raumhöhe, Ausstattung und Nebenräume einer Location. Im Nachhinein kann es sehr kompliziert werden, wenn gelieferte Eventmodule in der Höhe nicht in einen Raum passen. Im Backstage-Bereich sollten zudem genügend Abstellflächen für das Leergut von Technik und Catering zur Verfügung stehen. Und auch der Garderoben-Bereich muss frühzeitig in die Planung mit einbezogen werden.

 

Der Wow-Effekt

Der Veranstaltungsort soll Ihre Gäste in eine andere Welt entführen und begeistern! Locations, die sich toll dekorieren oder ausstatten lassen, aber auch bekannte Orte im unerwarteten Erscheinungsbild können bei den Besuchern Emotionen wecken. Der erste Eindruck zählt, weshalb eine Location schon bei der Ankunft der Gäste für einen Wow-Effekt sorgen sollte. Doch auch danach sollen die Räume jederzeit behaglich sein, damit die Anwesenden sich während der gesamten Veranstaltung wohl fühlen.

 

Auch wir haben dafür schon mehrfach den Tisch auf den Kopf gestellt und bekannte Locations für die Gäste unerwartet vollständig neu inszeniert. Als roten Faden können Locations als Dekorationsrahmen komplett in das Konzept miteinbezogen und Motto gerecht eingerichtet werden. Warum nicht einmal die der Belegschaft wohlbekannte Lagerhalle in einen Weihnachtsmarkt oder ein Spielcasino verwandeln? Der Fantasie sind höchstens technische und monetäre Grenzen gesetzt, die aber mit etwas Kreativität professionell umschifft werden können.

 

Darf’s ein bisschen mehr sein?
Eine bereits komplett ausgestattete Location ist auf den ersten Blick teurer als eine leere Halle und lässt definitiv weniger Spielraum in der Einrichtung und Kreativität. Leere Hallen sind preislich zwar günstiger, doch fallen dabei zusätzliche Kosten an für Technik und Mobiliar, Auf- und Abbautage, Einlegeböden, Strom, Wärmequellen und allfällige Bewilligungen.

 

So kann die auf den ersten Blick günstige Location am Ende voll ausgestattet teurer sein als ein zum Voraus voll eingerichteter Veranstaltungsort. Und für Sie als Organisatorin bedeutet dies vor allem Zusatzaufwand in der Konzeptausarbeitung und Einrichtung. Die Gäste werden es Ihnen aber danken und der Anlass bleibt sehr lange in bester Erinnerung!

 

 

 

Suchen und Buchen
Zum Glück müssen Sie heute nicht mehr durchs ganze Land gondeln, um Ihre Wunsch-Location zu finden. Unzählige Suchportale lassen Sie bequem durch Angebote surfen, ausgefallene Räumlichkeiten aufstöbern und wichtige Informationen und Mietkonditionen abrufen.

 

Im Idealfall beginnen Sie 6-12 Monate vor einer Veranstaltung mit der Suche nach der geeigneten Location. Haben Sie das Gewünschte gefunden, empfehlen wir, im Voraus mehrere Termin-Optionen zu reservieren, denn oft sind begehrte Veranstaltungsorte schon früh ausgebucht.

 

Auf den Puls gefühlt

Damit Sie die Atmosphäre vor Ort beurteilen können, ist es unerlässlich, die gewählte Location vorab persönlich zu besichtigen. So können Sie analysieren, ob Grösse und Lage passen und sich das vorgesehene Motto gut inszenieren lässt. Bitte prüfen Sie, ob die Location hindernisfrei und somit behindertengerecht zugänglich ist.

 

Bei einer Besichtigung können Sie zudem feststellen, wie sich der Lichteinfall auf eine Präsentation auswirkt, ob etwas die Sicht auf die Leinwand oder die Bühne versperren könnte und ob die Akustik im Raum angenehm ist. Beachten Sie, dass Töne in einem leeren Raum immer anders klingen als in einem voll eingerichteten Raum.

 

Für die Beurteilung einer Location empfehlen wir, zusätzlich folgende Punkte abzuklären und zu budgetieren:

 

  • Sicherheit
    Im Notfall müssen Gäste evakuiert und Rettungsmassnahmen ohne Hindernisse ausgeführt werden können. Notausgänge dürften nicht versperrt werden und der Brandschutz muss jederzeit gewährleistet sein.

 

  • Erreichbarkeit und Zugang
    Idealerweise ist die Location mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar und hat genügend Parkplätze. Für abgelegene Orte ist ein Shuttle-Dienst einzuplanen. Lieferanten sollten mit einem separaten Ein- und Ausgang uneingeschränkt Zugang zur Location haben. Je nach Veranstaltungsort und – art müssen hierfür bereits Zutrittskontrollen durchgeführt werden.

 

  • Sanitäre Anlagen
    Müssen Sie als Organisatorin zusätzliche sanitäre Anlagen bereitstellen, kann sich die Miete je nach Ausführung massiv auf Ihr Gesamtbudget auswirken.
  • Zapfengeld
    Locations arbeiten mehrheitlich mit eigenen Partnern und bieten damit ein Rundum-Sorglos-Paket an. Möchten Sie gerne den Caterer-des-Vertrauens an Ihrer Seite haben, so kann der Vermieter ein «Zapfengeld» oder eine Umsatzeinbusse verlangen, womit man sich von den vorgegebenen Partnern «freikauft».

 

  • Bewilligungen
    Soll ein Zelt auf öffentlichem Grund stehen oder benötigt man das Service-Personal nach Mitternacht? Bewilligungen brauchen Zeit und sollten früh in die Planung aufgenommen werden.

 

  • Versicherung
    Insbesondere in leeren bzw. komplett neu ausgestatteten Locations können hohe Deckungssummen anfallen. Hierfür empfehlen wir unbedingt mit der Haftpflichtversicherung abzuklären, wer im Schadenfall wofür haftet.
  • Raucherecke
    Viele Locations sind rauchfrei. Planen Sie deshalb eine Zone ein, in der sich Raucher aufhalten dürfen und stellen Sie genügend Aschenbecher bereit.

 

  • Flexibilität
    Vieles lässt sich weit im Voraus planen – nur das Wetter nicht. Gibt es Alternativen, falls bei einem Outdoor-Event der Regen einsetzt, oder kann die Bar ins Freie gezügelt werden, wenn sich die Gäste bei schönem Wetter lieber draussen aufhalten?

 

  • Besonderheiten
    Gäste sind dankbar, wenn sie auf Besonderheiten aufmerksam gemacht werden. Findet z.B. ein Anlass auf Pflastersteinen statt, empfiehlt sich bereits bei der Einladung ein Hinweis auf entsprechendes Schuhwerk.

 

Wir hoffen, unsere Inputs unterstützen Sie bei der Auswahl der passenden Location – damit nichts vergessen geht und Ihr Event ein voller Erfolg wird!

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