Expect the unexpected – die hohe Kunst der Improvisation

Print Friendly, PDF & Email

Sie haben für Ihren Event einen durchdachten Plan aufgestellt, alles nach Drehbuch organisiert und kurz vor dem Startschuss stellen Sie fest, dass sich zufällig ein paar Tauben in die Halle verirrt haben und auf den schön dekorierten Tischen verewigen. Da kann man nur sagen «Shit happens» … Damit die Tauben während des Events Ihre Gäste nicht von oben grüssen, ist die Paradedisziplin einer Eventmanagerin gefragt: die Improvisation.

Was ist Improvisation?

Das Wort «improvisieren» stammt vom lateinischen Adjektiv «improvisus» ab und kann mit «unvorhergesehen» übersetzt werden. Der Duden erklärt den Begriff als «ohne Vorbereitung und aus dem Stegreif Dargebotenes». In der Musik ist die Improvisation eine Form der Darbietung, bei der die Tonfolgen ohne Noten während der Aufführung entstehen und aus den spontanen Einfällen der Musiker hervorgehen. Es ist möglich, ohne musikalische Grundkenntnisse zu improvisieren – eine gelungene Improvisation erfordert aber die Beherrschung von Instrument und Musikstil und setzt voraus, dass man kreativ damit umgehen kann. Warum ich das erkläre? Für die Improvisation im Eventmanagement gelten dieselben Voraussetzungen. Es ist möglich, bei Pannen aus dem Stegreif zu handeln, doch für eine erfolgreiche Improvisation ist die Beherrschung seines Handwerks die beste Voraussetzung.

 

Überleben dank Kreativität

Wesentliche Komponenten der Improvisation sind Intuition und Kreativität. Da beides auch im Alltag vorausgesetzt wird, brauchen wir uns darum eigentlich keine Sorgen zu machen. Wenn die Situation es verlangt, kommen sowohl Intuition als auch Kreativität automatisch zum Vorschein. Würden Sie sich zum Beispiel im Dschungel auf Papua-Neuguinea verlaufen, dann werden Sie vermutlich von alleine kreativ, um sich selbst zu versorgen. Müssen Sie während einer Panne bei einem Event improvisieren, dann werden Sie auch hier intuitiv mit der grösstmöglichen Kreativität nach Lösungen suchen und schnell Entscheidungen fällen, um den roten Faden wieder aufnehmen zu können.

Dass man auch unter einem enormen Druck erfolgreich improvisieren kann, hat 2009 ein Pilot der US Airways bewiesen. Nach dem Totalausfall beider Triebwerke über New York ahnte er intuitiv, dass mit der defekten Maschine auch der naheliegendste Flughafen nicht mehr erreicht werden kann. Er musste innert weniger Minuten eine Entscheidung fällen – und schrieb mit einer geglückten Notlandung auf dem Hudson River Luftfahrtgeschichte.

 

Seriöses Handwerk

Nur wer gut vorbereitet ist, kann spontan reagieren. Wer sein Fach beherrscht, kann schnell wichtige Entscheidungen fällen und gekonnt improvisieren. Betrachten Sie als Eventmanagerin die Improvisation als seriöses Handwerk und als eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge. Setzen Sie sich deshalb immer wieder aufs Neue damit auseinander, um bei der Organisation von Events nichts dem Zufall zu überlassen.

Mit einer detaillierten Planung stellen Sie zwar einen reibungslosen Ablauf sicher. Durchkreuzen unvorhergesehene Ereignisse aber die Pläne, ist es für Sie als Eventorganisatorin an der Zeit, die Trickkiste der Improvisation hervorzuzaubern. Halten Sie deshalb stets alle noch so kleinen Details im Blick, um bei Pannen schnell und mutig reagieren zu können.

 

Unverhofft kommt oft

Aber was ist eigentlich bei der Improvisation anders als bei der Planung? Eigentlich nicht viel – ausser dass man im Falle einer Panne meist keine Zeit hat, um lange darüber nachzudenken. Improvisationstalent und Nerven aus Stahl sind deshalb grundlegende Eigenschaften, die jede Eventorganisatorin im Repertoire haben sollte. Es ist die Fähigkeit, mit unvorhergesehenen Veränderungen konstruktiv umzugehen und sich schnell aus einer misslichen Lage befreien zu können. Die gute Nachricht ist: Improvisation kann man lernen. Um Turbulenzen während eines Events entspannt abfedern zu können, helfen ein paar Strategien, die Sie jederzeit bei ungewöhnlichen Situationen auch im Alltag anwenden und üben können:

  • den ersten Schreck rasch überwinden und die Situation sachlich einschätzen
  • handlungsfähig bleiben und sich den neuen Rahmenbedingungen anpassen
  • Alternativen evaluieren und mögliche Verluste abwägen
  • unter Hochdruck schnell Entscheidungen treffen und umsetzen
  • komplexe Abläufe vereinfachen und den Überblick behalten
  • Prozesse laufend überprüfen und optimieren

 

P.S. Tauben lassen sich in der Regel mit Lärm vertreiben – deshalb einfach mal kurz die Anlage voll aufdrehen, auf Pfannen schlagen oder mit einer Trillerpfeife den Tieren lästig werden. Vielleicht ziehen sie dann freiwillig einen anderen Aufenthaltsort vor. Wenn nicht, dann heisst es weiter improvisieren … 

«Meine Aufgabe als Eventmanager ist es, die Improvisation durch minutiöse Planung möglichst kurz zu halten» – Rolf Lanz (Eventmanager AMAG)

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.