Abwesenheitsassistenten: Hitliste der Fettnäpfchen

Print Friendly

Sommerzeit – Ferienzeit. Jetzt erhält man wieder öfter automatisch generierte Antworten auf seine Mails. Oft sind sich die Verfasser gar nicht bewusst, welche negativen Gefühle nachlässig oder unfreundlich formulierte Abwesenheitsnachrichten auslösen – ein leidiges Thema.

«Ich bin bis am 27. Juli nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird weder gelesen noch weitergeleitet! In dringenden Fällen senden Sie bitte eine E-Mail an …»

Hand aufs Herz: Solche oder ähnliche Abwesenheitsmeldungen liest man speziell während der Sommermonate immer wieder. Ihr gemeinsamer Nenner: Sie wirken unhöflich und abweisend. Die häufigsten Fettnäpfchen:

  1. Keine Anrede und kein Gruss
  2. Unhöfliche bis drohende Formulierungen
  3. Negativstil
  4. Tipp- und Rechtschreibfehler
  5. Floskeln und veraltete Formulierungen
  6. Fehlende Empfängerorientierung
  7. Keine Informationen, was mit der E-Mail geschieht

                      

Sympathien gewinnen statt Ärger auslösen

Viele Abwesenheitsmeldungen lösen bei den Lesenden Unbehagen oder gar Ärger aus. Dabei könnte man sich mit einer sorgfältig formulierten Nachricht von der Masse abheben und Sympathien gewinnen.

Ausser Ferien gibt es allerlei Gründe, um den Abwesenheitsassistenten zu aktivieren: Weiterbildung, Militärdienst, Krankheit usw. Entscheidend ist, dass man sich beim Verfassen der Nachricht ganz bewusst in die Empfänger hineinversetzt und ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Reaktionen vorwegnimmt. So vermeidet man unerwünschte Negativ-PR für sich selbst und fürs Unternehmen.  

 

Verbale Ohrfeigen

Von der Abwesenheit betroffen können interne oder externe Adressaten sein. Idealerweise empfiehlt es sich, für diese zwei Hauptgruppen unterschiedliche Meldungen zu formulieren. Externe Adressaten sind in erster Linie Kunden, Zulieferer, Abnehmer und Geschäftspartner. Diese formulieren ihr Anliegen per E-Mail, schicken es ab und erwarten eine Antwort. Wenn sie statt der erhofften Auskunft  eine Abwesenheitsmeldung erhalten, werden ihre Erwartungen – selbstredend – nicht erfüllt. Das alleine wäre schon schlimm genug. Doch nicht selten fühlen sich die Nachrichten zusätzlich zur Enttäuschung auch noch an wie verbale Ohrfeigen:

Ich bin derzeit abwesend. Ihre E-Mail wird weder bearbeitet noch weitergeleitet. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihr Anliegen so rasch als möglich bearbeiten und beantworten.

 

Erfolgsrezept Dialogstil

E-Mails sind der Ersatz für ein Gespräch von Mensch zu Mensch – und nicht für einen Dialog von Computer zu Computer. Das ist zwar keine Offenbarung, aber so manches Wording lässt daran zweifeln. Deshalb empfiehlt es sich, beim Schreiben den Dialog in Gedanken zu führen und im Schreibstil umzusetzen. Wichtige Instrumente für einen lebendigen Dialogstil sind die empfängerorientierte Schreibweise und der Einbau von Dialogelementen wie zum Beispiel Fragesätze. Dieser Stil-Tipp lässt sich auch bei Abwesenheitsnachrichten anwenden.

 

Ein paar Beispiele:

 

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail.

Ihre Nachricht ist wohlbehalten in meinem digitalen Postkorb gelandet. Hier bleibt sie bis zu meiner Rückkehr am 13. August 2018. Unmittelbar danach werde ich Ihnen antworten.

 

Freundliche Grüsse und eine schöne Sommerzeit!

***

 

Ein freundliches Hallo und vielen Dank für Ihre Nachricht.

Zurzeit geniesse ich meine Sommerferien in den Bergen. Ab dem 13. August 2018 bin ich wieder für Sie da.

Sie haben ein Anliegen, das sofort erledigt werden muss? Dann wenden Sie sich bitte an meine Kollegin, Daniela Beispiel. Ihre Koordinaten: T 044 000 00 00, E-Mail daniela.beispiel@musterfirma.ch.

 

Freundliche Grüsse

***

 

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Bis und mit 12. August 2018 bleibt mein Büro geschlossen.

An meinem Ferienort sitze ich in einem virtuellen «Funkloch». Wundern Sie sich also bitte nicht, wenn ich Ihre E-Mail erst nach dem 13. August beantworten kann. Falls Ihr Anliegen nicht so lange warten kann, greifen Sie doch bitte einfach zum Telefon: Sprechen Sie auf die Mailbox (Handy Nr. 079 000 00 00) und ich rufe Sie zurück.

 

Viele Grüsse und eine schöne Zeit!

***

 


Das Seminar zum Thema 

Erica Sauta gibt einen Workshop zum Thema E-Mail-Knigge

Wann: Freitag, 31. August 2018, 13.30 bis 17.00 Uhr

Wo: Zürich

Info: www.sauta-texte.ch/e-mail-knigge

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.